Excelimport av artiklar

Inköp → Importera → Artiklar / Inköp → Artiklar → Actions → Excel Import → Importera Artiklar

I denna vy syns lista över artikelimporter som gjorts - både uppdateringar och nya artiklar. Man ser när importen gjordes och av vilken användare, samt om det blev eventuella fel vid import-tillfället.

Följ följande steg för import av artiklar:

1. Klicka "Skapa"
2. Förbered excelfilen
3. Importera
4. Valideringsvy
5. Importera efter redigering

1. Klicka "Skapa"

För att importera artiklar tryck på "Skapa". Detta öppnar formuläret för import.

2. Förbered excelfilen

Excel-filen
Excel-filen inhåller kolumner, där vissa är obligatoriska att fylla i vid skapande eller obligatoriska att ha med vid uppdatering. Beroende på om artikeln ska ha/har varianter påverkar det även vad som är obligatoriskt att fylla. Nedan tabell visar Exceldokumentets kolumner samt om de behöver fyllas i eller ej, beroende på artikelns struktur. Samt om det går att uppdatera värdet efter skapande.

*Om ifyllt vid skapande behöver Storleksgruppen, Längdgruppen och/eller Färgruppen finnas skapad i Backoffice med Storlek/Längd/Färg-variant skapad i den gruppen. E.g. fyllar man i Storleksgrupp "S-XL" och sedan Storlek S i kolumnen "Storlek" måste S finnas skapad som storlek i gruppen "S-XL" Dessa är då gemensamma grupper som artiklar delar. För mer information om storleksgrupp läs här, för färggrupp läs här, här längdgrupp läs här. Fylls inte grupper i men man anger storlek/längd/färg kommer grupp skapas basert på den unika artikeln. Alltså kommer artikeln ha egna
storlek/färg/längd-grupper.
**Kräver de inställningar som produkten är skapad med. Har artikeln skapats med gemensam storleksgrupp behöver den vara med. Har den unik storleksgrupp får just den artikeln behöver den vara med.
***Skapas av BeX om inget anges.
**** Skapar nya priser om annat pris läggs in på raden. Uppdaterar ej ett befintligt pris. Ligger det olika priser på variantrader, kommer priserna skapas upp kopplade till varje enskild variant, utom första priset som blir generellt för artikeln.
*****Om uppsatt för artikel kan det sättas på artikel.

3. Importera

Fyll i formuläret med de val som passar importen.

• Fil - Välj fil för inläsning.

• Avbryt vid valideringsfel
  JA - Om något fel inträffar kommer importen avslutas och inget skapas upp.
  Nej - Hela importen slutförs och de artiklar som kan skapas upp eller uppdateras kommer skapas upp eller uppdateras medan de med eventuella fel inte gör det.

• Filspråk -Välj det språk Inläsningsfilen har.

• Kräv variant vid artikelimport (kan bara användas vid skapande av artiklar).
  JA - Kräver variantinformation vi skapande av nya artiklar.
  NEJ - Kräver inte variantinformation vid skapande av nya artiklar.

• Läs kolumner enligt
  Namn - Ordningen på rubrikerna kan vara hur som men rubriknamnen måste vara som i standarddokumentet.

• Skapa artikelnr utifrån (kan bara användas vid skapande av artiklar)
  Beskrivning+Leverantörens artikelnr- När BeX ska skapa nytt artikelnummer i serien i detta fall utifrån både beskrivning och leverantörens artikelnummer.
  Beskrivning -När BeX ska skapa nytt artikelnummer i serien utifrån artikelns beskrivning.
  Leverantör art. Nr - När BeX ska skapa nytt artikelnummer i serien utifrån leverantörens artikelnummer
  Beskrivning - Fritext för att beskriva vad som importeras.

• Skapa grupper
  JA - ”Skapa Grupper” ska vara Ja om man genom sin import vill skapa nya Grupperingar av artiklar. Grupperingar som man kan skapa genom att sätta det till Ja inkluderar Varugrupper, Artikelkategori (och Produktgrupp om det finns en Artikelkategori i sammadokument), Program, Dimension2, Komposition och Kollektion samt Leverantör (Leverntörenskortet skapas upp men ingen mer information än namnet finns på kortet). Om en grupp redan finns i BeX skapas den inte upp på nytt men har man stavat grupp-namnet annorlunda än i BeX så kommer BeX skapa upp artiklarna med den annorlunda stavningen. E.g. har man Varguppen Clohting i BeX och skriver clothing i Excel kommer BeX skapa gruppen clothing med litet C, men alla andra artiklar ligger kvar på Clothing. Så man måste verkligen kolla att man har samma som i BeX om vissa grupper redan finns där eftersom man annars får dubbla grupper. Jättebra när man vill skapa nya grupper att inte behöva göra det innan men man måste hålla kolla på sin import för att undvika dubbla-grupper.
  NEJ - Om Skapa Grupper = Nej så måste alla grupperingar (e.g. Varugrupper, Kollektion, Komposition etc.) finnas inlagda i BeX sedan innan. Dessa lägger man in under InställningarArtiklar. Man måste även se till att alla är inskrivna i Excel-filen på exakt samma sätt som de är inlagda i BeX. Inga extra mellanslag före eller efter, ingen skillnad i stavning eller skillnad i stor och liten bokstav mellan Excel och BeX. Om det är det kommer BeX ge felmeddelande.

• Skapa inköpsorder
  JA - Skapar upp en inköpsorder motsvarande de artiklar som importeras, Antalet styrs av kolumnen ”Inköpsantal” detta kräver att Lager är valt samt leverantör på artikeln.

• Lager - Välj det lager som inköpsordern skapas mot.

• Momsbokföringsgrupp (kan bara användas vid skapande av artiklar) - Välj den momsbokföringsgrupp som artiklarna ska användas av, detta val påverkar bara import av nya artiklar.

• **B2B **(kan bara användas vid skapande av artiklar).
  JA - Om artikeln ska vara säljbar i denna kanalen.
  NEJ - Om artikel inte ska vara säljbar i den kanalen.

• B2C (kan bara användas vid skapande av artiklar).
  JA - Om artikeln ska vara säljbar i denna kanalen.
  NEJ - Om artikel inte ska vara säljbar i den kanalen.

• Språk text A-B - Ställ in alternativt språk här som ska läsas in som är utanför standard (engelska och svenska). Korresponderar med kolumn för Text A-B i Excellen.

• Priser
  Prisgrupp SEK-GBP - standardvalutor som korresponderar med kolumnerna i Excellen för säljpris SEK etc. Själva priset fylls i Excellen och här sätts vilken prisgrupp priset tillhör. E.g. Ska en artikel säljas i valuta SEK i prisgrupp konsument fyller man i kolumnen "Säljpris SEK" och sätter prisgruppen i dropdown för "Prisgrupp SEK".
  Show additional price groups
  Öppnar upp möjlighet att sätta valuta och prisgrupp för korresponderande kolumner i Excellen. Det finns 26 övriga valutor och prisgrupper att använda: A-Z.
  Om en artikel ska säljas en valuta som ej är standard (Inte SEK, NOK, DKK, EUR, USD, GBP) så kan dessa användas. Fyll då i kolumn i Excel, e.g. Säljpris A och i formuläret välj Valuta i dropdown som priset är i samt Prisgrupp priset tillhör. Gör samma i Säljpris B etc för alla kombinationer av valutor och prisgrupper som ska användas.

För att starta import: Actions → Importera → Startar importen. Precis som knappen längst ned på sidan.

4. Valideringsvy

När importen startats kommer man till vyn för validering. I denna vy valideras hela importen mot val i formläret och uppsättning i Backoffice. Om importen inte stöter på några fel kommer progressbaren att slutföras och man tas vidare till vy för de artiklar som skapats upp. Om artiklar endast uppdaterats kommer inga artiklar visas.

Om importen får valideringsfel kommer importraderna visas och de rader där fel påvisats kommer vara röda. Korrekta artiklar är gröna.

I kolumnen "Exception" står vilket fel som hittats. Läs där för mer information om felet.

Till fördel filtrerar man i kolumn "Error" och sätter "är sant" för att få fram alla artiklar som har fel.

Tryck på "Pennan" vid artikelraden för att redigera direkt i vyn.

5. Importera efter redigering

När man korrigerat raderna går man till "Actions" och väljer importera. Då försöker BeX läsa in raderna på nytt och skapar upp.

För att radera en påbörjad import gå till "Actions" och tryck "Radera".