Bokföringsinställningar

Administration->Bokföringsinställningar->Bokföringsinställningar

Bokföringsinställningarna används för att sätta vilken momssats och vilka konton som ska användas vid bokföring av dokumentet, och såldes skapande av bokföringstransaktioner för redovisning. Inställningarna sammanför Bokföringsgrupp, Vem (kunder/leverantörer) från dokumenthuvud med Bokföringsgrupp, Vad (artiklar/varianter) från dokumentrader.

Bokföringsgrupp Vem: Används på kund/leverantör. Oftast är det region som används för att definiera vilken Bokföringsgrupp Vem som ska användas eftersom det är olika momssatser för olika länder/regioner och om man OSS redovisar ska det även redovisas per OSS-konto för försäljning och moms. För uppsättning och information om Bokföringsgrupp, Vem läs mer här.

Bokföringsgrupp, Vad:
Bokföringsgrupp, Vad används på artikelkortet/varianten och definierar typ av artikel. Oftast används Moms typ som definition. Eg. "Allmän momssats" som indikerar att det är en artikel med 25% moms, eller den momssats som är för den typen av artikel i landet den säljs. Bokföringsgrupp, Vad bestämmer INTE momssatsen i sig utan är till för att identifiera artikeln som den typen av artikel. För uppsättning och information om Bokföringsgrupp, Vad läs mer här.

Exempel användning Bokföringsinställning:

Kund från land Sverige köper en tröja.

Kund kommer ha inställning för Bokföringsgrupp, Vem på kundkortet, vilket sätts på orderhuvudet. Artikelkortet kommer ha Bokföringsgrupp, Vad som sätts på orderrad.

Bokföringsgrupp, Vem avser för det mesta region eller land. Så i detta fall kan det vara exempelvis "Sverige". Men detta beror så klart på hur ni vill dela upp era inställningar.

Bokföringsgrupp, Vad avser för det mesta momstypen för artikeln. I Bex skulle vi kalla den som denna artikel tillhör för Allmän momssats.

Vid bokföring av köpet så tas Bokföringsgrupp, Vad = Sverige från orderhuvudet och Bokföringsgrupp, Vad = Allmän momssats från orderraderna. Finns denna kombination uppsatt kommer Bex att använda den momssats som finns för inställningen samt skapa bokföringstransaktioner för uppsatta konton som hanteras vid bokföring av en försäljning.

Försäljning till flera marknader
Säljer man till delar av världen där ni inte står för moms eller behöver OSS-redovisa och således ha moms uppsatt per EU-land betyder detta att man behöver sätta upp inställningar som täcker alla dessa regioners olika momsbestämmelser. Det betyder för det mesta uppsättning av flertalet Bokföringsgrupp, Vem och sedan kombinera dessa i Bokföringsinställningarna.
Varför flera Bokföringsgrupp, Vem? Eftersom typen av artikel inte har förändrats men regionen har det. En tröja kan säljas till flera marknader men kan endast ha 1 bokföringsgrupp, medan regionen förändras för kunden och därigenom förändras momssatsen eftersom olika länder har olika moms.

Självklart är det upp till er att undersöka bestämmelser för det land ni säljer i.

Men exempel för en kund från USA som köper en tröja. Då, om bolaget som säljer är svenskt, blir det momsfritt för kunden. Således behövs en bokföringsinställning finnas som kombinerar Bokföringsgrupp, Vem =USA med Bokföringsgrupp, Vad = Allmän momssats som är uppsatt med 0 % moms. Alltså typen av artikel som är Allmän momssats i detta fall förändras ej eftersom samma tröja även säljs i Sverige. Men Bokföringsgrupp, Vem är nu USA på kunden och således kan dessa kombineras med Bokföringsinställning som har 0% moms.

Skapa bokföringsinställning manuellt

1. För att sätta upp en ny inställning tryck på Skapa.
2. Välj Bokföringsgrupp, Vem i drop-down
3. Välj Bokföringsgrupp, Vad i drop-down

Start datum: Används om byte av Bokföringsinställning ska ske. Ger möjlighet att förbereda nya inställningar som ska börja gälla vid ett senare tillfälle. Ej obligatoriskt.
Extern referens: Ej obligatoriskt.

4. Sätt den procentsats för moms som ska gälla i fältet Mom% e.g. 25 eller 0 etc. Lägg ej till %.
5. Momstyp = är det Normal eller Omvänd moms som ska användas för inställningen. Default är Normal men byt i drop-down om annat ska gälla.
6. Fyll i konton som gäller för kombinationen.

Tryck på Bocken för att spara inställningen.

Redigera befintlig bokföringsinställning

Om det ska ändars något på en nuvarande inställning tryck på Pennan för att öppna raden för redigering. Ändra sedan det som behöver ändras. Tryck på Bocken för att spara. Ändringar börjar gälla för bokföring som sker efter ändring sparats.

Skapa ny eller redigera befintlig bokföringsinställning via Excel Import

Man kan skapa eller uppdatera bokföringsinställningar via Excel Import. För att göra det behöver man:

1. Exportera till Excel för att få en grundmall. Excellen man importerar ska ha samma rubriker som de som finns i exporten.
2. Uppdatera eller lägga in fullständigt inställningar i den exporterade mallen
3. Importera mallen
   
   

1 . Exportera till Excel genom att klicka på Excel knappen.
Den generella Excel-exporten är även den som används som mall vid Import.

2 . Uppdatera eller skapa nya
I den exporterade Excellen uppdatera berörda konton eller inställningar så som Startdatum, Extern Referens eller Momssats för de inställningar som ska uppdateras.
Eller lägg in nya rader med Bokföringsgrupp, Vem och/eller Vad samt konton och inställningar för att skapa nya. Lämna ID tomt.

Man behöver inte lämna kvar existerande inställningar i filen utan dessa kan tas bort om man endast vill jobba med de nya. Viktigt är att rubrikerna i Excellen stämmer.
Spara filen.

3 . Klicka på Importera och välj filen som ska importeras. Vid import kommer uppdatering av befintliga inställningar ske eller så kommer nya skapas upp.

Om man i filen lägger in konton som inte finns uppsatta i kontoplanen eller Bokföringsgrupp, Vem eller Vad som inte är skapade kommer felmeddelande återges och ingen förändring kommer ske.

Uppdatera befintliga:

Skapa nya

Exempel på Felmeddelande
Inget uppsatt konto:

Ingen uppsatt Bokföringsgrupp, Vem:

OSS Redovisning

Ska ni OSS-redovisa innebär det skapande av Bokföringsgrupp, Vem för alla EU-länder. Sedan behöver varje kombination av Bokföringsgrupp, Vem och Bokföringsgrupp, Vad sättas upp med korrekt momssats och OSS-konton.
Ni sätter själva upp era OSS-konton i er kontoplan. Dessa används sedan i OSS-rapport som kan tas fram i Bex. Läs mer om er kontoplan här.
För att kunder som skapas via e-handel ska få korrekt Bokföringsgrupp, Vem behöver mallkund för varje land skapas upp. Läs mer om Mallkund här.
Mallkund som skapas behöver sedan väljas på varje land för Mallkund B2C. Läs mer om Land här.