Shopify Underhåll av integrationen

Använder man Shopify som e-handel synkas artiklar, försäljningsorders, lagersaldo och returer mellan systemen. Kunder synkas ej, utan identifieras via e-post i Bex. Finns kund redan används befintligt kundkort, annars skapas kunden.

Denna dokumentation ger information om hur integrationen bäst underhålls, med specifika Shopify vyer, hantering och uppsättning som det är bra att koll på.

Detta inkluderar:

1. Orderövervakning - Logg för orderimport från Shopify till Bex
2. Externa referenser - Uppsättning av referenser för korrekt mappning mellan systemen
3. Artikel och prissynk - Vad som synkas och möjlighet kring radering av artiklar

Orderövervakning

Det är viktigt att övervaka sitt orderflöde mellan Shopify och Bex. Om Bex av någon anledning inte kan hämta in en Shopify order finns det möjlighet att se varför, korrigera i Bex och sedan hämta om order.

E.g. man börjar sälja i ett nytt land som man sätter upp i Shopify men missar att sätta upp det i Bex. Då kommer Bex få in en landskod på ordern som inte finns i Bex och då kan Bex inte skapa upp ordern. Man måste då skapa upp landet i Bex och sedan hämta om ordern.

Se orderloggen

Gå till Administration->Integrationer->System
Klicka på blå länk för integrationen

Klicka på knappen ”Shopify”.

Vyn visar eventuella orders som inte har gått att importera. Är listan tom finns inga orders att hantera.

I Error står felmeddelandet som orsakar att ordern ej går att importera.
I ovan fall saknas det externs referens för betalningsmetod och fraktmetod som finns på ordern. Dessa måste således sättas upp med korrekt kod så Bex kan mappa mellan Shopify och Bex och sedan importera order.

Hämta om Ordern

När inställning som orsakat felet korrigerats kan retry göras för att hämta om. Bex kommer per automatik göra 5 retries innan det stoppas. För att Bex ska börja försöka igen måste retries sättas till 0.

För att hämta om alla orders i listan använda knappen: Försök importera alla ordrar igen

Ändra manuellt för varje order:

1. Tryck på Pennan för att redigera raden
2. Ändra till 0 retries
3. Tryck på Spara
   

Externa referenser

För att Bex ska kunna importera orders behöver korrekt mappning vara uppsatt mellan Bex och Shopify, speciellt för Fraktjänster och Betalningsmetoder. Om man lägger till nya metoder eller tjänster (eller ändrar befintliga) behöver dessa mappas upp med korrekt referenser i Bex.

Fraktjänst

För att lägga till extern referens på fraktjänst gå till:
Försäljning->Inställningar->Fraktare. Öppna den fraktare som som referens i Shopify ska gälla för. Öppna sedan den specifika fraktjänst som ska användas.

Alltså, när ordern sedan skapas med referens som läggs in kommer denna fraktjänst användas på ordern. Det är viktigt att ni mappar rätt fraktval i Shopify med rätt fraktjänst i Bex.

Exempel: Sätter man upp en marknad och lägger in ett Rate Name för den marknaden i Shopify kommer detta sedan vara det som används som extern referens:

Scrolla ner till Extern referens:

Tryck på Skapa för att lägga till ny och fyll i fältet "Extern ref" med namnet från Custom Rate Name i Shopify, även kallad "Shipping line code". Tryck sedan på bocken för att spara.

Matchar nu referensen i Bex med Rate Name i Shopify så ska Bex ha möjlighet att skapa upp ordern med den fraktjänst som har detta Rate Name som extern referens.

Om det är fel referens eller om referens saknas kommer ordern fastnad med felmeddelande i Shopify Loggen. Där ser man även vilken Referens det är som saknas:

I detta exempel är det alltså "Normal" som är referensen.

Om ni behöver sätta upp nya fraktjänst i Bex läs mer här.

Betalningsmetod

För att lägga till extern referens på betalningsmetoden gå till:
Försäljning->Inställningar->Betalning->Betalningsmetod.
Om den betalningsmetod ni vill mappa inte finns uppsatt behöver det göras först. Läs mer här.
Tryck på den blå pilen för att öppna upp, och Skapa en extern referens:

Den referens som läggs in måste matcha med en uppsatt betalningsmetod i Shopify, och den metod som matchar kommer användas på ordern i Bex.

Om det är fel referens eller om referens saknas kommer ordern fastnad med felmeddelande i Shopify Loggen. Där ser man även vilken Referens det är som saknas.

Artiklar och priser

Artiklar synkas från Bex till Shopify och skapas upp där. Ändras inställningar på artikeln i Bex synkas även dessa till Shopify. Man behöver inte manuellt synka artiklar, utan vid förändring av artikeln synkas den om. Behöver man synka om artiklar manuellt gör man det vi Artikelregistret under Inköp. Läs mer här.

Vad som synkas beror på vilka valbara inställningar som satts upp för er Shopify integration. Läs mer om integrationsuppsättningen här.

När artiklar skapas i Shopify får dessa ett ID som Bex sedan använder för att identifiera artikeln. Det är detta ID som används vid lageruppdatering, orderinformation och vid produktinformations uppdatering. Om detta ID förvanskas, antingen i Bex eller i Shopify, måste artikeln tas bort i Shopify, så att en ny artikel kan skapas. Annars kommer Bex inte ha korrekt ID och inte ha möjlighet att uppdatera artikeln. Vid dessa tillfällen kan blockering användas.

Blockera artiklar raderar artiklar i Shopify

Det finns möjlighet i Bex att använda Blockerad eller Säljblockerad för att ta bort artiklar i Shopify. Sätts någon av dessa blockeringar kommer Bex försöka ta bort korresponderande skapad produkt i Shopify.

2 typer av blockeringar

Inställning för blockering finns på Artikelkortet.

Blockerad
Inne på artikelkortet under Allmänt - Blockerad = On/Off.
Om man Blockerar en artikel kommer den inte gå att sälja eller köpa in. En artikel går endast att helt Blockera om den inte har något lagersaldo i Bex.

Säljblockerad
Inne på artikelkortet under Försäljning - Säljblockerad = On/Off.
Om man Säljblockerar kommer artikeln inte kunna säljas, alltså inte läggas till på försäljningsorder i Bex eller köps i MPOS.

Om man använder blockeringen för att skapa upp en ny artikel i Shopify behöver man endast blockera tillfälligt. Sätt artikeln till Säljblockerad eller Blockerad och gå in i Shopify. När artikeln försvunnit där kan ni ändra tillbaka i Bex. Detta kommer trigga att en ny artikel skapas.

Om ni behöver Bulkuppdatera artiklar med Blockering kan ni göra det i Artikellistan. Läs mer om bulkuppdatering här.

Priser

Endast 1 Pris från 1 Prisgrupp synkas till Shopify. Prisgruppen sätts på integrationen.

Använder man Start och Slutdatum för priser används det pris som är aktuellt för perioden.