Orderkort - Detaljerad vy av en skapad order

Försäljning → Order → Orderkort

Orderkortet visar en mer detaljerad vy av ordern. Här kan man se vidare kundinformation så som adress och kontakt, samt vad kunden har beställt och övriga systeminställningar för ordern.

Nedan beskrivs alla fält kopplade till orderkortet i detalj.

• Vyer
• Orderstatus
• Fält orderhuvudet (Generell registrering, Beställare, Faktureras, Leverans, Finans och Bokföring)
• Actions

Vyer

Växla vy: Möjlighet att ändra hur mycket information som syns i orderhuvudet. Om den användare har tillgång till att se allt kan man ändra så att inte all information syns, mellan "Medel" och "Enkel". Har användaren inte tillgång till mer avancerad vy kommer man ej kunna välja till det.

Visa/Dölj Huvud: Möjlighet att dölja orderhuvudet och endast se orderläggning och orderrader.

Orderstatus:

• Preliminär - status en manuell ordern skapas med. Redigeringsstatus men där orderrader inte reserverar lagersaldo.
• Ej leveransklar - status man sätter på ordern. Redigeringsstatus där orderrader reserverar lagersaldo. Har ordern denna status kommer orderrader alltså påverka tillgängligheten antal läggs till på orderraderna.
• Leveransklar - status man sätter på ordern när ordern är redo för lagret att hantera. Sätts denna status går det ej att lägga till vidare orderrader eller redigera lagda orderrader. Sätter man denna status ska ordern vara redo för lagret att leverera ut. Denna status är även en trigger för interna eller externa integrationer e.g. Internorderhanteringen eller mot OnGoing/3PL.
• Plockas - internstatus. Ordern får denna status per automatik om ordern sätts i Plockläge av lagret. Behöver en användas vid orderläggning.

FÄLT ORDERHUVUDET

Information hämtas från kundkortet och fylls i, men går att ändra och uppdatera. Allt är inte obligatoriskt utan beror på typ av order och hur man bearbetar sina orders och kunder.

Generell registrering

Kundnr: Vilket kundkort köpet är koppla till.
Faktureras kundnr: Vilket kundkort som ska faktureras. Används i samband med samfakturering eller där ett annat kundkurt ska stå på fakturan. Läs mer om Samfaktura här.
Räknare faktura: Om köpet ska vara kopplat till specifik räknare för faktura. Läs mer här.
Räknare leverans: Om köpet ska vara koppla till specifik räknare för leverans. Läs mer här.
Orderstatus: Vilken status ordern här. Läs ovan om status-hantering.
Säljare: Vilken säljare som ska vara kopplad till köpet. Säljaren registreras på ordern och man kan följa upp försäljning per säljare i rapporter.
Referens: Fritext referens för ordern. Skrivs ut på dokument.
Lagerställe: Vilket lagerställe köpet görs från.
Ordertyp: Om ordern tillhör en order typ sätts den här. Möjliggör filtrering i rapporter samt i orderlistan, och funktion för att skapa Inköpsorders baserat på ordertyp. Läs mer om Ordertyp här.
Orderbatch: Möjlighet att se vilken batch en order ligger i samt att byta batch.
Prisgrupp: Vilken prisgrupp som ska användas för ordern, och således vilka priser som ska användas på orderraderna.
Fakturarabattsgrupp: Uppsatt rabattgrupp för en rabatt i % för hela köpet. Rabattgruppen väljs i drop-down och % räknas ut på totalbetlopp.
Fakturarabatt: Rabattsats i % från fakturarabattsgrupp eller manuellt satt fakturarabatt
Kollektion: Om ordern ska tillhör införsäljning av kollektion. Används för filtrering i orderlista.
Butiksnr: Butik kopplat till ordern.
Orderdatum: Datum för ordern
Övrigt: Fritext kommentar
Externt fakturanr: Fritext externt fakturanummer.
Externt ordernr: Fritext externt ordernummer. OBS! Om Internorder kommer internt Inköpsordernummer stå här. Det ska ej tas bort.
Externt Dokument nr: Fritext externt dokumentnummer.

Skapad Av: Vilken användare som skapat order
Skapad Tidpunkt: Datum och tidpunkt för skapandet av ordern.

Beställare

Namn: Kundens namn.
Namn 2: Fritext men används under namn vid utskrift av dokument. Används av vissa e-handlare för efternamn.
Adress: Kundens adress.
Adress 2: Extra adress information. Fritext och skrivs ut under adress på dokument.
Kommun: Vilken kommun.
Postnummer: Vilket postnummer .
Stad: Vilken stad .
Land: Vilket land.
Kontakt: Om annan kontaktperson för beställningen står dennes namn här
Telefon, Mobil: Nummer att kontakta.
E-post: E-post som används .

Faktureras

Information som fylls i under Faktureras kommer skrivas ut på Faktura samt som fakturaadress på alla dokument.
Namn: Kundens namn
Namn 2: Fritext men används under namn vid utskrift av dokument. Används av vissa e-handlare för efternamn.
Adress: Kundens adress.
Adress 2: Extra adress information. Fritext och skrivs ut under adress på dokument.
Kommun: Vilken kommun
Postnummer: Vilket postnummer
Stad: Vilken stad
Land: Vilket land
Kontakt: Om annan kontaktperson för beställningen står dennes namn här
Telefon, Mobil: Nummer att kontakta.
E-post: E-post som används för utskick av faktura/kvitto.
Skicka epost: Om e-post med faktura ska skickas till angiven email adress..

Leverans

Information som fylls i under Leveransadress kommer skrivas ut på Följesedel samt som leveransadress på alla dokument. Denna adress används även för skapande av fraktsedel och skickas således till TA.

Leveransadress: Om annan skapad leveransadress ska användas, välj den i drop-down. Läs mer om Leveransadress på Kundkortet.
Namn: Kundens namn.
Namn 2: Fritext men används under namn vid utskrift av dokument. Används av vissa e-handlare för efternamn.
Adress: Kundens adress.
Adress 2: Extra adress information. Fritext och skrivs ut under adress på dokument.
Kommun: Vilken kommun. Används för Stat vid försändelser till USA.
Postnummer: Vilket postnummer.
Stad: Vilken stad.
Land: Vilket land.
Notering: Fritextfält. Följer med till utskriven Plocklista.
Kontakt: Om annan kontaktperson för beställningen står dennes namn här.
Telefon: Telefon för kontakt.
Mobil: Mobilnummer för kontakt. Används för fraktsedel mot TA.
E-post: E-post som används för utskick av följesedel.
Skicka epost: Om e-post ska med Följesedel ska skickas till angiven adress.
Leveransdatum: Datum för utleverans.
Leveransnotering: Fritext. Information gällande leveransen.
Leveranskod:
Fraktare: Vilken fraktare som används.
Fraktjänst: Vilken frakttjänst för fraktaren som används.
Leveransvillkor: Information om Incoterm för ordern. Läs mer om Leveransvillkor här.
Godsmärkning: Markering för försändelsen. Syns i Packbild samt skickas till TA.
Externt leverans nr. Om externt leveransnummer finns tillhanda.
Manuell Tracking: Om fraktsedel med tracking redan skapats hos TA eller fraktare kan trackingnummer läggas till manuellt.

Finans

Betalningsvillkor: Om en kund som ska betala via faktura, välj då villkor för betalning. Läs mer om Betalningsvillkor här.
Dokumentdatum: Datum för fakturadokumentet. Används som underlag för uträkning för Förfallodatum om inte dagens datum ska användas. Sätts inget används dagensdatum.
Förfallodatum: Möjlighet att sätta manuellt förfallodatum om inte Betalningsvillkor används.
Kopplas till: Möjlighet att koppla ordern till en Faktura i kundreskontran.
Valuta: Vilken valuta ordern har.
Valutakurs: Gällande kurs för valutan per dagens datum.
Lås kurs: Öppnar möjlighet att sätta egen kurs och den kommer låsas på ordern.
Samfaktura: Ska fakturan INTE bokföras vid utleverans utan hanteras manuellt av ekonomi eller sedan ingå i en samfaktura.

Bokföring

Bokföringsdatum: Datum för bokföring av dokumentet. Bokföringstransaktioner och lagertransaktioner kommer skapas vid detta datum. Sätts ett framtida datum eller ett datum tillbaka i tiden kommer transaktioner skapas upp då. Ändras inget används dagensdatum. Om ändring görs kontrollera noggrant datum som väljs.
Kundbokföringsgrupp: Bestämmer konton och avgifter, samt sätter kundreskontrakonto. Läs mer här. Om du är osäker kolla med din ekonomiavdelning.
Bokföringsgrupp, Vem: Bestämmer momssats samt kontering. Läs mer om bokföringsinställningar här. Om du är osäker kolla med din ekonomiavdelning.,
Dimensioner: Dimensioner som kopplats till Vem (Orderhuvud) kommer visas. Fyll i lämpliga värden. Om osäker kolla med din ekonomiavdelning. Minsta möjliga är Dimension 1. Kan vara omdöpt av ekonomi.

Olika versioner av "antal" på orderrader:

Ursprungligt antal: Ursprungligt inmatat antal. Om "Antal" uppdaterats sparas det föregående värdet här. Endast första värdet sparas per automatik, men om ändring sker flera gånger kan uppdatering ske manuellt i fältet.
Antal: Vad antalet är på ordern just nu.
Utstående antal: Vad som är kvar att leverera.
Levererat antal: Antal som redan levererats. Om tidigare utleveranser gjorts för raden kommer det antalet stå här.
Antal att leverera: Här fylls antalet som ska levereras i.

ACTIONS

Kommentar: Skriv anteckningar tillhörande ordern.
Skapa: Skapa en ny Order.
Kopiera till Försäljningsorder: Kopierar all info till en ny Order. Det går sedan att exempelvis byta kund så man inte behöver dubbelarbeta.
Skapa Inköpsorder: Kopierar orderraderna till en Inköpsorder.
Lagertömning: Adderar alla varor med.
lagersaldo från valt lager på försäljningsordern.
Direktleverans: Skapar upp en inköpsorder till leverantören med kunden som mottagare.
Beräkna Tillgänglighet: Räknar ut tillgänglighet för orderraderna för valt lagerställe. Byts lager måste beräkningen göras om.
Makulera:

• Makuleringsfunktionen, liknande "Stäng", nollar ut återstående poster och makulerar försäljningsdokumentet. Den skickar också information till eventuella externa system om att ordern har makulerats. Skapar ett makuleringsdokument och den makulerade ordern flyttas till historiken.
• Primärt användningsområde: Används främst för betalda ordrar som behöver återbetalas och nollas, vilket indikerar en återgång av pengar eller varor till kunden.
• Exempel: När en makulering utförs i Bex, makuleras även ordern i externa system, förutsatt att ingen leverans har påbörjats där.
  Stäng:
• Om leveranser har påbörjats men inte allt har mottagits från leverantören, används "Avsluta" för att nollställa resten av ordern. Denna åtgärd kan utföras med Actions → Stäng, där alla återstående poster i en order sätts till noll och inköpsordern flyttas således till historiken.
• Primärt användningsområde: Huvudsakligen används när återstående varor inte ska levereras. Detta är särskilt relevant vid gross-orders, där återförsäljaren kanske endast vill ha en enda leverans och inte kommer att ta emot resten av beställningen.
• Det går exempelvis att använda "Stäng" för att nollställa en inköpsorder istället för att ta bort den. Detta innebär att alla rader som inte har mottagits nollställs.