Inköpsorderkort - Detaljerad vy av en skapad order

Inköp → Inköpsorder → Inköpsorderkort

Inköpsorderkortet är indelat i 5 olika delar (plus actions).

1. Generell registrering
2. Köp från leverantör
3. Betala till leverantör
4. Leveransinformation
5. Finans
6. Bokföring
7. Actions
8. QuickView
9. Orderraderna på Inköpsordern

Information hämtas från leverantörskortet och fylls i, men går att ändra och uppdatera. Allt är inte obligatoriskt utan beror på hur man bearbetar sina orders och leverantörer.

För vidare beskrivning av fält, se BeX Ordlista.

1. Generell registrering

Köp från Leverantör: Vilken leverantör inköpet görs från. Sätt leverantören genom att välja i dropdown eller börja skriva leverantörens namn/leverantörsnummer. Den information som registrerats hämtas från leverantörskortet. Detta kan ändras för just denna inköpsorder.

För att få veta mer om Leverantörskortet läs mer här.
Betala till Leverantör: Ska betalningsinformation användas från annan leverantör välj den här.
Externt nr/fakturanr/ordernr/dokumentnr/referens: Externa nummer för dokumentet som används i externa system.
Status: Nuvarande hantering.

• Preliminär – Status ordern skapas med. Tillgängligt senare påverkas men den finns inte för lagret att leverera in.
• Bearbetas – Om vidare arbete på ordern ska göras. Tillgängligt senare påverkas men den finns inte för lagret att leverera in.
• Avvakta Leverans – Om ordern ska ligga vilande tills den ska levereras in. Tillgängligt senare påverkas och lagret kan leverera in den.
• Inleverans pågår – Ordern håller på att levereras in till lagret. Tillgängligt senare påverkas och lagret kan leverera in den.

Lagerställe: Det lagerställe inleveransen kommer in på.
Ordertyp: Vad det är för typ av inköp. Inställningar görs under Försäljning - Inställningar - Ordertyp.
Fakturarabatt: Om man får någon fakturarabatt från leverantören (procent)
Orderdatum: Datum ordern är lagd

2. Köp från leverantör

Leverantörens information gällande adress och kontakt. Används vid utskrift av Inköpsorderdokument.
Kan sätta inköpare som ska kopplas till inköpet, med möjlighet till uppföljning i rapport.

3. Betala till leverantör

Betalningsinformation för leverantören eller om avvikande leverantör, den som betalning ska gå till. Kommar användas vid utskrift av Inköpsorderdokument samt vid hantering av leverantörsreskontra.

4. Leveransinformation

Leveransadress för Inleveransen. Adressen hämtas från Lagerställe.
Möjlighet att sätta leveransvillkor, leveransmetod samt utleveransdatum från leverantören om det finns och Inleveransdatum om man vet när det ska inkomma.

5. Finans

Information som gäller ordern så som betalningsvillkor, valuta och kurs, bankkonto etc.

6. Bokföring

Hur ordern kommer att bokföras. Inställningar här bestämmer kontering och kostnadsställe för inköpet.
För inställningar/namngivning av dimension 1-7 se Administration - Bokföringsinställningar - Dimensioner.

7. Actions

Kommentar: Anteckning som sedan kommer öppnas varje gång ordern öppnas och kan ses av alla. Används för intern kommunikation. Fyll i text och tryck enter för att lägga till.
Skapa: Skapar en ny order
Kopiera Inköpsorder: Kopierar Inköpsordern med vald leverantör och artikelrader till en ny Inköpsorder. Ändringar som görs i kopian påverkar inte original och tvärtom. De blir fyllt fristående.
Metadata: Om ordern skapas upp av externt system och detta system skickar in metadata kommer det synas här.
Radera: Används för att ta bort en befintlig order (förutsatt att inga leveranser har skett). Primärt användingsområde: Ta bort eller eliminera en order permanent när inga inleveranser har skett.

Stäng:: Om leveranser har påbörjats men inte allt har mottagits från leverantören används "Avsluta" för att nollställa resten av ordern. Denna åtgärd kan utföras med Actions → Stäng, där alla återstående poster i en order sätts till noll och inköpsordern flyttas således till historiken. Inköpsordern uppdateras med nya antal som korresponderar mot vad som inlevererats. Används huvudsakligen när återstående varor inte ska levereras.
Det går exempelvis att använda "Stäng" för att nollställa en inköpsorder istället för att ta bort den. Detta innebär att alla rader som inte har mottagits nollställs.

Makulera: Makuleringsfunktionen, liknande "Stäng", nollar ut återstående poster och stänger dokumentet. Den skickar också information till eventuella externa system om att ordern har makulerats. Används främst för betalda ordrar som behöver återbetalas och nollas.
Exempel: När en makulering utförs i Bex, makuleras även ordern i externa system, förutsatt att ingen leverans har påbörjats där.
Godkänn: Information att Inköpsordern är klar och redo att skickas till Leverantören.
Bokför: Alla rader och antal bokförs direkt in och blir tillgängligt som faktiskt lagersaldo. Frångår hantering av Lager under Lager->Inleverans och det som ifyllts som antal levereras in.
Skriv ut: Utskrift av Inköpsordern till PDF som kan skickas till Leverantör.
Skicka E-post: Skickar Inköpsordern som PDF till angiven E-post. Inställningar för att kunna skicka e-post måste uppsatt för Inköpsorder. Läs mer här om det ej är uppsatt.
Integrera: Skickar information om Inköpsordern och rader till uppsatta externa system som ska ha denna information. E.g. 3PL.
Spara fil: Läsa in leverantörsfaktura för fakturamatchning.

8. QuickView

Inleverans: Öppnar översikt av inleveranser kopplade till Inköpsordern. Om Inköpsordern haft tidigare inleveranser ser man dessa här. En Inköpsorder kan levereras in flertalet gånger tills inga rader finns kvar att leverera in. Alla inleveranser får en egen inleveransjournal som blir länkade här.

9. Orderraderna på Inköpsordern

De artiklar som köps in läggs till som rader, med Matris för Varianter (Storlekar och Färger). Man ser på raden vilket antal som lagts, vad som inlevererats, pris, påslag, eventuella rabatter och belopp.

Lägg till Artiklar
Klicka på Skapa för att lägga till en rad. Varje rad får ett individuellt radnummer som sedan kan ankomst hanteras. I kolumn Artikelnummer fyll i artikelnumret i för att lägga till artikeln eller välj i drop-down filtreringen som visas. När artikeln är tillagd kan man ändra antal som skapa köpas in och även ändra övrig information på raden.

Varianter: För att ändra antal på en artikel med varianter använd funktionen med tre horisontala streck så kommer matris att visas. Vill man att varje rad ska visas individuellt tryck på funktionen för Rader.

Man kan även lägga till rader genom att läsa in streckkoder. Fyll i streckkoden i fältet för Streckkod och tryck enter. Artikeln kommer då läggas till med plus 1 antal för varje gång den läses in.

Importera: Funktion för att importera artiklar till Inköpsordern. Använd mallen som blir tillgänglig när man trycker på Import. Fyll i artikelinformationen och antal som ska läggas till på ordern. Spara ner filen och välj den för import. Minst information som är nödvändig är streckkod och antal.

Har lagret börjat leverera in en Inköpsorder kommer den ej gå att Radera.