Order

Försäljning - Order

Här ses en lista över alla order som skapats och som inte har utlevererats i sin helhet (när hela ordern levererats ses den under Historik-Order). Både manuellt skapade order samt order från externa system kan ses här.

Hantering av order kan göras från orderkortet (som man kommer till via den här vyn), men även under lager → Utleverans. Statusen styr om ordern ska visas under utleverans och leveranshantering görs med fördel där.

Vyn används för att:

1. Visa, filtrera samt exportera orderinformation till Excel
2. Skapa och redigera orders manuellt
3. Skapa order som kopia av existerande order
4. Bokföra orders
5. Övrig hantering av orders

Typer av ordrar
Ordernumrena sätts baserat på vilken typ av order det är. Första bokstaven i ordernumret betyder:
O: "Vanlig" beställningsorder, e.g. manuellt skapad, ehandelsorder etc.
AR: Auto refill-order (internorder). För att sätta upp automatiskt påfyllningsflöde, se "Automtisk påfyllnad".
EX: Ersättningsorder retur. För mer infomration om detta, se Ersättningsorder.
W2S: Web-to-Store, används om en beställning från e-handeln ska kompletteras från butik. Kan skickas direkt från butik till kund eller via centrallager beroende på processuppsättning.
SHOP: Ordern kommer från Shopify, om inte annat bestämts av kund (kan sättas till t.ex. "O").

1. Visa, filtrera samt exportera orderinformation till Excel

Vyn visar alla öppna orders, d.v.s. alla orders som inte bokförts i sin helhet. Listan på orders (ordernummer) kan sorteras och/eller filtreras baserat på kolumnerna i vyn med hjälp av de tre små prickarna vid varje kolumnnamn. För att exportera listan till excel (ofiltrerad eller filtrerad), klicka på "Excel".
För att se detaljer kopplade till en order, klicka på ordernumret i kolumnen "Nr". För att komma till kundkortet för beställaren av en order, klicka på "Kundnr".
Mer detaljerad information kan ses för en specifik order genom att gå in på orderkortet och använda "Quickview". Här kan följande infomration ses:
Faktura: Fakturor kopplade till ordern. Om delleverans finns en eller flera fakturor, annars är det tomt på en öppen order.
Leverans: Leveranser kopplade till ordern. Om delleverans finns en eller flera leverandokument, annars är det tomt på en öppen order.
Metadata: Inkommen metadata för ordern. Kommer från externt system om det används.
Betalningar: Visar Betalningar kopplade till ordern. Möjlighet att lägga till betalningar:

• Tryck på "Skapa".
• Välj Betalningsmetod. Sätt valutakurs, belopp och, om tillgång till, transaktionsnummer. Valutan kommer från ordern. Detta bokar betalning mot konto uppsatt på betalningsmetoden och det skapas ej upp någon kundreskontrapost. Ordern ses i BeX som betalad.
  Paket: Fraktrader kopplade till ordern.

2. Skapa och redigera orders manuellt

För att skapa en en manuell order tryck på "Skapa".
Det flesta informationsfälten fylls i från kundkortet, men minsta möjliga för att kunna bokföra måste finnas ifyllda: Kund (måste vara vald med ett icke blockerat kundkort. Det går ej att välja en blockerad kund men order från webb kan komma in på blockerad kund om e-handeln inte kan hantera blockerade kunder), Lager, Prisgrupp, Bokföringsgrupp, Vem, Kundbokföringsgrupp och Dimension 1.

För att lägga till orderrader, gå ner till den undre delen av orderkortet (eller dölj huvud) och klicka på "Skapa", "Presentkort" eller "Importera" (beroende på vad som ska läggas till). Använd sökfunktionen i kolumnerna för att lägga till artikelnummer och kontonummer.

Importera orderrader från Excel
Använd Excel-import för att lägga till orderrader. Tryck på "Importera" sedan hämta mallen och fyll i Excel-mallen. Fyll i informationen för varan med variantinformation om artiklarna har varianter, såväl som kvantitet. Använd pris om priset ska skilja sig från vad som finns i BeX. Du kan också använda streckkod endast med kvantitet. Artiklarna läggs till med endast streckkoden som finns i filen.

OBS: Orderrader kan inte läggas till innan kund är specificerad.

Redigering av existerande order
En order som har skapats, antingen manuellt eller från externt system har ifylld information så om kund och orderrader. Orders från e.g. E-handel bör ha all information som behövs för att lagret ska kunna bokföra order men ibland behöver korrigering göras. Korrigeringar på öppna orders kan göras så länge order inte är integrerad till ett annat system eller ordern har status "Leveransklar". Ska ordern korrigeras och den inte är integrerad till annat system byt status på ordern.

Gråmarkerad order: Om orderhuvudet och orderraderna är helt gråmarkerade och inte går att redigera är det något externt system som ordern är integrerad mot som skulle påverkas om ordern redigeras. E.g. 3PL eller E-handel som inte tillåter redigering. Om ordern måste redigeras bör detta kontrolleras med externa system. Sedan kan integrationsstatus tas bort och ändring göras. Eventuellt kan ordern sedan integreras om mot det externa systemet. För att ta bort en Integrationspost se här.

Leveransklar: En order skapad av e-handeln får per automatik "Leveransklar" som status och ska i regel inte behöva redigeras, då den ska kunna levereras ut direkt av lagret. Har ordern status "Leveransklar" går orderrader ej att redigera men beroende på inställning på integrationssystemet för e-handeln kan orderhuvudet redigeras.

3. Skapa order som kopia av existerande order

Genom att klicka "Kopiera inköpsorder" kan en ny order skapas med exakt samma attribut som en existerande inköpsorder. Välj vilken order som ska kopieras och klicka sedan på "kopiera". Du kommer nu in i orderkortet för den nya ordern och kan sedan ändra alla detaljer som inte ska vara exakt likadana som för den kopierade ordern. Används sedan Actions-Bokför om den nya ordern ska bokföras. Ändringar sparas automatiskt.

4. Bokföra orders

För att bokföra en order, klicka på ordernumret ("Nr") för att ta dig till orderkortet. Här finns två alternativ för bokföring:
Bokför Leverans: Utlevererar ordern och skapar leveransdokument och eventuella fraktdokument. Fakturan ligger som kvar som öppen och inväntar bokföring av Ekonomi. Finns endast om inställningar tillåter.
Bokför Leverans och Faktura: Bokför både leverans och faktura

5. Övrig hantering av orders

För övrig hantering av en order, gå in på orderkortet och använd följande alternativ under "Actions".
Lagertömning: Adderar alla varor med lagersaldo från valt lager på försäljningsordern.
Direktleverans: Skapar upp en inköpsorder till leverantören med kunden som mottagare.
Beräkna Tillgänglighet: Räknar ut tillgänglighet för orderraderna för valt lagerställe. Byts lager måste beräkningen göras om.
Makulera: Makulerar försäljningsordern. Skapar ett makuleringsdokument och den makulerade ordern flyttas till historiken. Signalerar e-handel och/eller externa betalsystem att makulering skett.
Stäng: Avslutar en delvis levererad order när rest ej ska levereras ut till kolla. Nollar ut kvarvarande orderrader och stänger dokumentet.
Adressetikett: Utskrift av adress till etikett.
Förhandsgranska faktura: Skapar en PDF för förhandsgranskning av fakturan. Är inte en slutgiltig faktura.
Skriv Ut: Skapar PDF av Orderbekräftelse för utskrift.
Skicka Epost: Mailar ut orderbekräftelse till kundens mailadress. Endast om rätt uppsättning finns på plats för email-utskick.
Integrera: Integrerar ordern till externt system.
Integrationsstatus: För att se kopplingar och status till externa system, gå in på ordern och klicka på "Integrationsstatus". Under kolumnen "Hanterad" kan status ses i den specifika externa systemet. Här kan man även se om datan som är skickad är låst eller inte. Om kolumnen "Låst" visar "Yes" kan ordern inte ändras i BeX utan ändringar måste ske i det externa systemet. Om ordern inte är låst och inte "hanterad" kan ändringar göras.

Inställningar för orderhantering

Alla val som görs på order som involverar dropdown sätts upp under dess inställning. Inställningar hittas under Försäljning → Inställningar eller under "Administration".