Kundretur

Kundreturer är uppdelade i vyerna Preliminär och Godkänd

I vyerna "Preliminär" och "Godkänd" ses alla öppna returärenden. Beroende på status finns det antingen möjlighet att göra vidare redigering av returen (Preliminär) eller återbetalning/bokföring/inleverans av returen (Godkänd).

Vyerna används för att:

1. Visa, analysera eller exportera returinformation
2. Skapa returer manuellt
3. Redigera returer
4. Hantera ersättningsorder/skapa byte
5. Bokföra returer
6. Makulera retur

I översikten per vy ser man alla öppna returer med vald status. Man ser även returens orginalfaktura och ordernummer med länk till respektive, samt vilken kund och vidare information om betalningsmetod och skapande- uppdaterande och orderdatum.

Det finns även möjlighet att se Returkommentarer. Klicka på det lilla utropstecknet för att öppna kommentarer kopplade till returrader.

Kundretur - Preliminär: En Preliminär retur är under utvärdering och/eller redigering av kundtjänst. Vid status "Preliminär" kan man redigera raderna på returen. I detta läge finns det även möjlighet att skapa en ersättningsorder.

Kundretur - Godkänd: En Godkänd retur är redo för inleverans, återbetalning och bokföring. Alla returer måste ha status "Godkänd" för att de ska kunna inlevereras och/eller bokföras.

1. Visa, analysera eller exportera returinformation

Vyerna Preliminär och Godkänd ser likadana ut med samma kolumner/data. Vyerna kan sorteras/filtreras med hjälp av kommandon under de tre prickarna till höger om varje kolumnnamn och sorterad/filtrerad data kan exporteras till excel genom att klicka på "Excel".
För att se detaljerad information kopplad till en retur/faktura/order/kund, klicka på respektive nummer i vyn för att komma till dokumnetkortet.

Smiley som symbol för kundvärdet
Smileyn på returkortet/kundkortet är en beräkning på kundens returfrekvens och sätter således kundens Lojalitetsnivå. Vilka smileys som används och vilka returfrekvensgränser som används ställs in under Försäljning-Inställningar-Kund-Lojalitetsnivå. Här ställer man även in minsta orderantal för att beräkning ska göras (och kunden få en smiley-symbol). Lojalitetsnivån är baserad på kundens totala historik. Lojalitetsnivå kan även användas för att ge lojalakunder med få returer förmånen att slippa returfrakt samt straffa kunder m ed högreturfrekvens att e.g. betala dubbel returfrakt.
Läs mer om Lojalitetsnivå här.

I BeX finns det även en smiley som indikerar kundens täckningsbidrag. Denna smiley är antingen grön eller röd, och visas endast om kunden i fråga inte har en lojalitetssmiley. Inställningarna för täckningsbidragssmileyn sätts under Administration → Företag → Standardvärden → Beräkna kundvärde under kolumnen “Försäljningsretur”. Standardvärde för gränsen mellan grön och röd är 70% täckningsbidrag efter returer.

"Beräkna kundvärde" måste vara påslaget. "Kundvärde Threshold" och "Kundvärde minimum order" kan sedan sättas för beräkning.

2. Skapa returer manuellt

Returer kan skapas på 3 sätt - via tredjeparts integration, manuellt eller via Bex Returportal (om den används av er organisation). Om ni idag inte använder er av Bex Returportal men är intresserade av den läs mer här eller kontakta Bex Support.

För att skapa retur manuellt öppnar ni fakturan/kvittot i Backoffice. Det finns två sätt att göra detta:

1. Gå in i Historik → Order och ta fram ordern som ska returneras för att sedan gå in på fakturan (te.x. genom att klicka Quickview-Faktura och sedan fakturanummer)
2. Sök på fakturanumret direkt under Historik → Faktura.

Väl inne på fakturan kan man nu antingen välja rader som ska returneras eller göra om hela köpet till en retur.
För att välja specifika rader scrolla till artikelraderna. Bocka sedan i den rad/rader som ska returnera.

Klicka sedan på "Actions" -> "Skapa Retur".
Endast valda rader kommer läggas till på returen.

Om alla rader ska returneras, gå direkt till "Actions"->"Skapa Retur".

När returen väl skapats går det också bra att ta bort rader eller lägga till rader som inte valdes.
Men antal som ska returneras går endast att sätta när returen väl skapats, e.g. om 1 av 2 ska returneras.

3. Redigera returer - Returer med status Preliminär

När en return har skapats/användaren vill hantera/redigera en redan existerande retur sker detta på Returkortet. Endast retur med status Preliminär kan redigeras. Returkortet är uppdelat i 4 delar: Huvud, faktura, försäljningsretur och återbetalning (inkl. ersättningsorder).

Tryck på "Ögon-symbolen" för att dölja eller öppna vald del.

Huvud:

Returhuvudet är indelat i 3 delar: Allmänt, Returadress och Bokföring.

ALLMÄNT:
Status = Vilken status returen har. Kan bytas fram och tillbaka. Måste vara Godkänd för Bokföring/Återbetalninf/Inleverans.
Lagerställe = Vilket lager varan kommer returneras mot. Så in returtyp indikerar att varan ska återgå i lager är det detta lagerställe som kommer få returnerat antal.
Fraktare och Fraktjänst = Vilken tjänst som kommer användas för att skapa upp returfrakt eller hämta skapad returfrakt via nShift. För att skapa upp retufraktsetikett till kund eller se om returfraktsetikett finns skapad gå till Actions->Returetikett. Där ligger skapade och sparade returfraktsdokument. I den vyn kan även nya dokument skapas och den fraktare+tjänst som används sätts under Allmänt.
OBS! Alla fraktjänster erbjuder EJ returfrakt. Varje fraktjänst som används behöver antingen kunna erbjuda returfrakt eller så behövs uppsättning för alternativ fraktjänst finnas. Läs mer om Returfrakt här.

Under Allmänt syns även kund, orginalorder och fakturadokument som returen är skapad mot. Samt när och av vilken användare den skapats av.

RETURADRESS = Vilken adress som varan skickas ifrån. Används mot TA (e.g. nShift) för returfraktsdokuemnt. Adressen kan redigeras.

BOKFÖRING

Bokföringsgrupp, Vem= Ändringar kan göras för hur själva krediten ska bokföras. Ändring av Bokföringsgrupp, Vem innebär ändring av den inställning som bestämmer vilken momssats och vilka returkonto som ska användas för krediteringen.
Default inställning är från Orginalorder.
Detta blir aktuellt om kunden exempelvis har flyttat till annat land sedan orginalordern lades, där returnerad moms samt returförsäljningskonto för OSS ska ske mot annan land. Om sådan situation skulle uppstå kontakta er ekonomi. För mer information om bokföringsinställningar, läs mer här.

Bokföringsdatum = kan ändras om returen ska bokföras bakåt i tiden. E.g. returen borde hanteras på föregående månad. Sätts inget väljs dagens datum och tid som default.

Återbetalning - Bokföringsdatum = Kan ändras om återbetalning ska bokföras bakåt i tiden. E.g. returen borde hanteras på föregående månad. Sätts inget väljs dagens datum och tid som default.

Skippa settling = Om denna sätts till om innebär att Bex inte försöker göra något återbetalningsförsök mot extern part, e.g. Klarna eller Adyen. Om retur redan har återbetalats manuellt i externt system kan detta användas för att undvika felmeddelanden.

FAKTURA:

De rader som går att returnera från fakturan.
Tryck på + tecknet för att lägga till på försäljningsreturen.

FÖRSÄLJNINGSRETUR:
Rader som ska returneras.

Ska inte alla rader returneras tryck på "Soptunnan" bredvid raden.

Redigera returraderna om det behövs så att de får korrekt information. Scrolla åt sidan om allt inte syns.

Se till så att Returtyp (vad som ska hända med varan) och Returorsak (varför retur sker, se här) är ifyllt.

Returtypsval:
* Kassation = Varan går ej tillbaka i lager utan kasseras. Ingen lagertransaktion.
* Lager = Varan läggs tillbaka på returens valda lagerställe. Lagertransaktion som uppdaterar lagersaldo.
* Returlager = Speciellt uppsatt lager för returer. Använd endast om er orginasation har uppsatt Returlager.
* Rabatt = Om del av belopp ska återbetalas kund och artikeln inte så återgå i lager. E.g. kunden får behålla en vara som levererats trasig men ska få kompensation. Hur mycket som ska återbetalas sätts i "Återbetala procent" eller "Återbetala belopp"

Returorsak: Varför varan returneras. Flera rapporter som behandlar returer baseras på detta. För mer information och uppsättning av Returorsaker, läs mer här.

Om endast en del av returen ska återbetalas till kund används dessa fält:
Återbetala procent: Ange i procent hur mycket kunden ska återbetalas av orginalbelopp. Detta räknar ut "Återbetala belopp".
Återbetala belopp: Ange ett belopp som kunden ska återbetalas av orginalbelopp. Detta räknar ut "Återbetala procent".

Default är fullåterbetalning för raden, så ändras inget återbetalas hela. Det andra fältet fylls i automatisk baserat på det inskrivna värdet.

Man kan även ändra eventuella priser för returraden genom att klicka i rutan och korrigera.

Återbetalning: Information gällande betalmetod, vad som ska återbetalas och om något återbetalats tidigare.

Loggar visar om en återbetalning mot externt system (eg. Klarna eller Adyen) kunnat göras och har gått igenom, eller eventuellt felmeddelande. För att BeX ska kunna återbetala till Externt system, e.g. Klarna och Adyen, behöver uppsättning för det finnas. Om ni i dagsläget inte har detta läsa mer om uppsättning här.

Är returen skapad mot en ersättningsorder så kommer Bex kunna göra återbetalning. Även vid flera omgångar av ersättningsorder där byte eller köp av annan vara sker så kommer Bex ha möjlighet att återbetala tilläggsbetalningar och orginalbetalning.

Även vid makulering av ersättningsorder sker återbetalning.

Återbetalning innan returen är bokförd
Om man vill återbetala kunden innan inleverans av returvara och själva returen bokförs går det. BeX gör då anrop till externt system för återbetalning samt bokför en återbetalningspost mot kundreskontran. Denna post bokas bort när returen bokförs. Man måste alltså även bokföra själva returen med Bokför retur/betalning eller göra inleverans av artiklar under Lager->Inleverans->Försäljningsretur. Har återbetalning redan gjorts kommer det inte göras igen.
För att göra det måste ett belopp sättas i Återbetala % eller Återbetalabelopp, vilket kan vara hela beloppet. Sätt returen till Godkänd och under Actions välj sedan "Gör en delåterbetalning"

Vidare funktioner under ACTIONS

• Kommentar: Lägga till en kommentar som öppnas när returen öppnas.
• Returetikett: Visar skapade returetiketter och eventuella tulldokument med möjlighet till nedladdning och utskrift. Gör även möjlighet att "Skapa nya dokument" som gör anrop till nShift för skapande returfraktsedel och eventuella tulldokument.
• Skriva ut: Möjliggör utskrift av returdokumentet.
• Skicka Epost: Skickar Returdokumentet via Epost till kund. Förutsätter att Epost och Dokumentmall är uppsatt.
• Integrera: Integrera returen till externa integrationer som är uppsatt att hämta information om returer
• Lägg till returfraktsavgift: Om retur skapats utan returfrakt och returen ska ha det går det att lägga till med denna funktion. Den tar då uppsatt returfraktsavgift och returfraktskonto från Kundbokföringsmallen och lägger till som minusradkontorad på returen.
• Ersättningsorder: Om ingen ersättningsorder skapats finns möjligheten att "Skapa Byte". Det kopierar alla rader från original-order. Ska variant bytas görs det när raderna lags till. Läs mer om Ersättningsorder här.
• Debug JSON: JSON-anrop mot TA. Text-fil med information om det Bex har försökt att skicka till TA för att skapa returfrakt. Används vid felsökning och kan skickas till TA om retursedel inte går att skapa.

4. Hantera ersättningsorder/skapa byte

För att hantera ersättningsorder, se Ersättningsorder.

5. Bokföra returer - Returer med status Godkänd

Godkänna returer
När hantering av en retur är klar, byt då status på returen till "Godkänd" i drop-downmenyn "Status" under "Allmänt på returkortet.

Har man inställning att returen måste godkännas innan bokföring kan ske sätt då status till "Godkänd" manuellt. Detta kommer byta status på eventuell ersättningsorder till "Leveransklar" samt visa returinleverans för lagret, om lagret sköter inleverans av returer.

Sätt att vidare hantera eller bokföra returer
Det finns flera hanteringssätt för en retur, alla under Actions.

1. Bokför retur och gör Återbetalning
2. Gör delåterbetalning
3. Bokför ersättningsorder
4. Inleverans av Försäljningsretur

1 - Bokför retur och gör återbetalning:
Använder ni denna kommer hela returen att bokförs och återbetalningsförsök göras. Har returen Lagerställe som returyp kommer artikeln läggas in på lagret, så länge lagerstället inte är ett WMS-lager. Är lagerstället ett WMS lager måste inleverans ske. Finns en ersättningsorder kopplad som har status Ej Leveransklar kommer denna status uppdateras till Leveransklar och ordern läggs i det ordinarie orderflödet för utleverans.

2 - Gör delåterbetalning
Detta bokför inte returen men återbetalning sker. Alltså bokförs återbetalningsposter + återbetalningsförsök till externt system görs. Detta används oftas om man vill återbetala kund innan varan har återkommit till lagret. När varan kommit till lagret kan retuen bokföras helt, antingen via Returen eller via inleverans av returen.

3 - Bokföra ersättningsorder
Vill man endast bokföra ersättningsordern innan själva returen går det att göra. Detta påverkar alltså inte returen men ersättningsordern bokförs i Bex. Detta kommer skapa öppen post i kundreskontran som stängs per automatik när returen stängs. Ersättningsordern finns också i det vanliga orderflödet och bokförs likt alla andra orders vid utleverans av lagret. Men möjligheten finns även i denna vy att bokföra.

4 -Inleverans av försäljningsretur
Har man WMS-lager eller om lagret tar hand om in inkomna returer så görs det i vyn Lager->Inleverans->Försäljningsretur. Läs mer om Inleveranser här.
När en Retur är fullt inlevererad kommer returen i sig att bokföras och återbetalning göras, eller ersättningsorder byta status till Leveransklar.

6. Makulera retur

Om en retur inte längre ska genomföras måste returen makuleras. Gå in på returen och under Actions välj Makulera.
Endast returer utan inleverans eller delåterbetalning kan makuleras. Har hantering påbörjats måste returen bokföras.