Öppna inköpsordrar

Inköp → Inköpsorder

I denna vy ligger alla inköpsorders som bearbetas och/eller och ligger öppna i väntan på inleverans. Här ges in överblick från vilka leverantörer orders väntas, datum för inleverans och antal som inväntas med mera.

Vyn används för att:

1. Visa/exportera öppna inköpsorder
2. Skapa ny inköpsorder
3. Redigera existerande inköpsorder
4. Kopiera inköpsorder till försäljningsorder
5. Ändra status på inköpsordrar (Preliminär, bearbetas, avvakta leverans, inleverans pågår)

Hantering av inköpsorder kan göras från orderkortet, men även under Lager → Inleverans. Statusen styr om ordern ska visas under "Inleverans" och leveranshantering görs med fördel där.
För beskrivning av fält, se Inköpsorderkortet eller BeX Ordlista.
Alla val som görs på order som involverar dropdown sätts upp under dess inställning. Inställningar hittas under Inköpsorder → Inställningar eller under "Administration".

1. Visa/exportera öppna inköpsorder

Vyn visar alla öppna inköpsordrar. Listan på ordrar kan sorteras och/eller filtreras baserat på kolumnerna i vyn med hjälp av de tre små prickarna vid varje kolumnnamn. För att exportera listan till excel (ofiltrerad eller filtrerad), klicka på "Excel".
För att se detaljer kopplade till en order, klicka på ordernumret i kolumnen "Nr".

2. Skapa ny inköpsorder

Tryck på "Skapa" för att skapa en ny manuell inköpsorder.
Fyll i relevant information på orderkortet. För mer information om fälten på orderkortet, se Inköpsorderkortet.

Skapa orderrader manuellt längst ner på orderkortet.

1. Klicka på "Skapa".
2. Lägga till Artikel: I Artikelnummer sök på artikel för via namn eller nummer för att lägga till. Fyll i Antal. Se över pris och eventuell radrabatt och ändra/fyll .
3. Har artikeln varianter: Trycka på "matris-symbolen" för att lägga till antal per variant.
4. Lägga till konto: I Kontonr sök på konto för att lägga till. Fyll i pris och eventuella radrabatter.
5. Streckkod: Skanna streckkoden för objektet för att lägga till det som en orderrad.

Importera rader via Excel
Använd Excel-import för att lägga till ordningrader. Tryck på "Importera" sedan hämta mallen och fyll i Excel-mallen. Fyll i informationen för varan med variantinformation om artiklarna har varianter, såväl som kvantitet. Använd pris om priset ska skilja sig från vad som finns i BeX. Du kan också använda streckkod endast med kvantitet. Artiklarna läggs till med endast streckkoden som finns i filen.

Ändringar sparas automatiskt.

3. Redigera existerande inköpsorder

För att redigera en existerande inköpsorder, klicka på ordernumret för att komma till orderkortet.

Korrigeringar på öppna orders kan göras så länge ordern är "Preliminär" eller inte är integrerad till ett annat system. Ska ordern korrigeras och den inte är integrerad till annat system byt status på ordern.

Gråmarkerad order: Om orderhuvudet och orderraderna är helt gråmarkerade och inte går att redigera är det något externt system som ordern är integrerad mot som skulle påverkas om ordern redigeras. E.g. 3PL eller E-handel som inte tillåter redigering. Om ordern måste redigeras bör detta kontrolleras med externa system. Sedan kan integrationsstatus tas bort och ändring göras. Eventuellt kan ordern sedan integreras om mot det externa systemet.

4. Kopiera till Försäljningsorder

Tryck på "Kopiera till Försäljningsorder" för att kopiera en inköpsorder till en försäljningsorder för ett annat bolag i din installation.

5. Ändra status på inköpsordrar (Preliminär, bearbetas, avvakta leverans, inleverans pågår)

Inköpsordrar kan ha följande status:

• Preliminär – Status ordern skapas med. Tillgängligt senare påverkas men den finns inte för lagret att leverera in.
• Bearbetas – Om vidare arbete på ordern ska göras. Tillgängligt senare påverkas men den finns inte för lagret att leverera in.
• Avvakta leverans – Om ordern ska ligga vilande tills den ska levereras in. Tillgängligt senare påverkas och lagret kan leverera in den.
• Inleverans pågår – Ordern håller på att levereras in till lagret. Tillgängligt senare påverkas och lagret kan leverera in den.

Inleverans av order
Det finns två sätt att manuellt registrera inleverans av order.

1. Lager->Inleverans->Inköpsorder
   För att inleverera på Inköpsordern gå till Lager->Inleverans->Inköpsorder.
   I denna vy görs inscanning av artiklar så att korrekt antal som mottas registreras i systemet.
2. Bokföra Inleveransen direkt ifrån inköpsorder
   Klicka på Actions - Bokför.

Inleverans klar
När inleverans gjorts skapas en Inleveransjournal i Historiken. En inleverans kan göras flera gånger (om inleverans sker via lagret) om leverantör skickar varor i omgångar. Då skapas flera inleveransjournaler. Således kan 1 inköpsorder ha flera inleveransjournaler kopplade. Inleveransjournaler finns under Historik - Inleverans.

Man kan även se inne på en Inköpsorder vilka Inleveransjournaler som tillhör den Inköpsordern:
Quickview->Inleveranser

Läs mer om Inleveransjournaler här.

När alla rader är hanterade på en Inköpsorder flyttas hela Inköpsordern till Historik.