Inköpsorder

Lager → Inleverans → Inköpsorder

I listan syns alla Inköpsorder som inväntar inleverans från leverantör. När varor ankommer görs inleverans av lagret för korresponderande inköpsorder.

I listans kolumner visas Inkösprdernummer, lager och leverantör. Man kan även se eventuell externa referenser som ifyllts på ordern, så som externt ordernummer från leverantören. Även datum och information om ordern är intern visas. Antal är totala antalet artiklar på ordern, och har inleveranser påbörjats visar utstående antal vad som är kvar att leverera in.

Alla kolumner kan filtrerats för att få fram urval av öppna inköpsordrar.

För att leverera in en inköpsorder tryck på inköpsordernumret.

Inleverans av inköpsorder

Rader som ska inlevereras visas, med beskrivning och variantinformation.

Det finns olika sätt att fyll i antal som ska levereras in:

Inscanning - Scanna artikeln streckkod i fältet för streckkod vid inscanning.
"Antal att leverera" in uppdateras med 1 för artikeln var streckkod scannades. För varje gång scanning görs adderas 1.
Manuellt - Fyll i antalet manuellt i fältet Antal att leverera in på varje rad.
Levererad komplett - Under "Actions" finns funktionen "Levererad komplett" som fyller i fullt antal i Antal att leverera in enligt vad som angetts i "Antal". Vet man med säkerhet att man fått allt från leverantören kan denna funktion användas för att fylla i antalen utan att behöva uppdatera rad för rad eller med inscanning.

Antalskolumner:

Antal att leverera in: Här fylls antalet som ska levereras in i. Fältet går att redigera så det finns möjlighet att fylla i antal manuellt.
Ursprungligt antal: Om antal uppdaterats sparas det föregående värdet här. Endast första värdet sparas per automatik, men om ändring sker flera gånger kan uppdatering ske manuellt i fältet.
Antal: Orginellt antal för inköpsordern.
Inlevererat antal: Antal som har levererats in. Har tidigare inleveranser gjorts för raden på inköpsordern kommer totalt antal stå här.
Utstående antal: Vad som är kvar att leverera in.

När man fyllt i allt som ska levereras in ska inleveransen bokföras. Gå till Actions → Bokför. Rader med inlevererat antal bokförs och inleveransjournal skapas. Ska hela inköpsordern helt levereras in kommer även inköpsorderdokumentet bokföras och hamna i historiken. För mer information om historik för inköpsorder läs här, för inleveransjournal läs här.

Under- och överleverans
Inköpsordern kan både underlevereras och överlevereras.
Vid bokföring av rader där inte hela antalet levereras in kommer "Rest" ligga öppet tills det levereras in eller inköpsordern avslutas.
Vid rest inleverans syns det redan inlevererade antal i kolumnen "Inlevererat antal" och "Utstående antal" visar vad som är kvar att leverera in.

Om inget mer ska levereras in på ordern måste den avslutas. Detta nollar ut utsående antal och stänger raden. Inköpsorderns dokument uppdateras även med det inlevererade antalet och antal flyttas till ursprungligt antal.
Man avslutar en inköpsorder under Actions → Avsluta order

Vid överleverans kommer BeX delge ett meddelande att "Antal att leverera in överstiger beställt Antal" och fråga om man vill fortsätta med antalet. Trycker man "Ok" kommer det antalet att levereras in för inköpsordern vid bokföring.

Inleverans artiklar som ej låg med på inköpsordern
Scannar man en artikel som ej ligger med på inköpsordern, men som man fått med av leverantör ändå, visas meddelande: "Artikeln finns inte på inköpsordern, vill du lägga till den nu?" Väljer man Ok här kommer artikeln läggas till på inköpsordern och inleveransen.

Övrig hantering

Under "Actions":
Kommentar - Se eller skriv en kommentar för Inköpsordern. En kommentar kommer följa med till historiska dokument för ordern.
Redigera - Länkar tillbaka till inköpsorderns redigeringsläge under Inköp → Inköpsorder och ger en möjlighet att göra ändringar i inköpsorderhuvudet eller på orderrader.
Nollställ Antal att inleverera; Återställer antal att leverera in till 0.
Levererad Komplett: Sätter "Antal att leverera in" till antal på alla rader.
Avsluta order: Stänger utstående antal på alla rader och sätter till 0. Påverkar inte det som redan levererats in.
Mottagningslista: Skapar dokument för utskrift med rader om ska levereras in.
Bokför: Bokför antal som fyllts i "Antal att leverera in". Lagertransaktioner skapas och lagersaldo uppdateras till vad som levererats in. Inleveransdokument skapas och om alla rader levereras in bokförs även inköpsorderns dokument.
Integrera: Om utomstående system 3PL eller WMS ska hantera raderna kan inköpsordern integreras så att raderna skickas.

Ger möjlighet att skriva ut etikett för hyllplats eller artikel för raden. Tryck på symbolen för en etikett för ett artikeletiketter ska skrivas ut. Tryck på symbolen för en streckkod för att hyllplatsetikett ska skrivas ut.

I fältet "Artikeletikett" och "Etikettmall Hyllplats" väljer man mall som ska användas för respektive etikettutskrift. Denna bestämmer hur etiketten ska se ut.

Bokföringsdatum: Ger möjlighet att sätta ett annat datum för bokföring av inleveransen. Default blir dagens datum om inget annat anges.
Externt lev dok nr.: Om man har leverantörens dokumentnummer kan detta fyllas, om det inte gjorts på inköpsordern när den skapades. I så fall visas det i fältet.

Integrationsstatus: Om externt system ska hantera ordern kan man se om inköpsordern lagts på kö till systemet samt om BeX fått svar att den mottagits. Alla integrationssystem som lyssnar på inköpsordrar kommer visas.

WMS

Används WMS måste man vid inleverans fylla i hyllplats som inleveransen sker på. Använd fältet "Hyllplats" på raden och scanna hyllplats som radens inleverans läggs på, eller fyll i hyllplatsen manuellt. Har man WMS kommer det inte gå att leverera in utan en skapad hyllplats.