Förskottsbetalning

Om förskottsfaktura ska ställas ut behöver man skapa en konto-faktura med belopp som kund ska betala. Denna kan sedan bockas av mot inbetalningsjournal när kund betalat, och belopp som betalats i förskott dras av från den order som ska levereras till kund.

Uppsättning för hantering av förskottsbetalning:

För att denna process ska kunna hanteras behöver detta vara uppsatt:

• Betalningsvillkor
• Intäktskonto

Betalningsvillkor
Sätt upp betalningsvillkor som ska gälla för förskottsfakturan. Villkoret är dels information men innehåller också inställning för antalet dagar innan fakturan förfaller.

• Försäljning → Inställningar → Betalning → Betalningsvillkor

Visar lista på skapade betalningsvillkor.
För att skapa ett nytt tryck på "Skapa"
Fyll i passande beskrivning e.g. "Förskottsbetalning" eller "Advance Payment" - detta är helt upp till er organisation vad det ska heta.
Dagar = Hur många dagar kund har på sig att betala innan fakturan förfaller.

Tryck på "Bocken" för att spara villkoret.

Förskottskonto
Konto som ska används på förskottsfakturan

Administration → Bokföringsinställningar → Kontoplan

Här syns hela kontoplan som används i ert bolag. För att skapa ett nytt konto tryck på "Skapa".
Ange passande kontonummer för en skuld. Enligt BAS-kontoplan ska det vara ett Klass 2-konto. Men det viktiga är att det ska fungera för er organisation.
Ange passande beskrivning för kontot.
Kontot är vanligtvis uppsatt med momsfri Bokföringsgrupp, Vad och som ett Balanskonto.
Tryck på "Bocken" för att spara kontot.

OBS! Endast exempel:

Om du behöver veta mer om konton och kontoplanen läs mer här.

Förskottsfaktura

Skapa upp förskottsfakturan

Försäljning → Faktura
Tryck på Skapa

Fyll i kundnummer i "Faktureras kundnummer". Eller börja fyll i kundnamn i "Faktureras kundnr." och välj kund i dropdown.

Kundinformation kommer fyllas i från kundkortet per automatik. Se över att den information ser korrekt ut.

Välj betalningsvillkor för förskottsbetalning.

Tryck på Visa/Dölj huvud när all information i fakturahuvudet är korrekt.

Lägg till konto
Vid fakturaraderna tryck på "Skapa".
I Kontonummer fyll i intäktskonto som ska användas.
Fyll i belopp som ska betalas i förskott
Se över att övrig information på raden stämmer. Tryck enter för att stänga raden.

Referens till order som förskottsbetalningen avser
Referens till den order som förskottsbetalningen av ser kan antingen läggas till som text-rad vid kontoraden. Eller i fältet "Referens" i fakturahuvudet.

OBS! Endast exempel:

Om textrad tryck på "Skapa" vid fakturaraderna och fyll i beskrivning.

Förhandsgranska
Under "Actions" finns möjlighet till en förhandsgranskning. OBS! Denna ska ej användas och skickas till kund. Den är endast för att se hur fakturan kommer se ut.

När all information stämmer är fakturan redo att bokföras.

Actions → Bokför
I detta läge man kan välja att bokföra och skicka på e-post. Detta kräver att kunden har e-post att skicka till, samt att e-postmall är uppsatt. Läs mer här.
Man kan även välja "Bokför och skriv ut". En PDF av fakturan kommer då skapas som man sedan kan skicka till kunden per post eller i separat e-post.
Väljer man endast "Bokför" skapas ingen PDF eller e-post till kund utan dokument kan skrivas ut från det historiska dokumentet i efterhand.

Avdrag på order

Det som förskottsbetalas ska dras av på order som levereras.
Avdrag görs via kontorad på ordern.

Inne på ordern, lägg till en orderrad. I fältet för konto fyll i intäktskonto. I "Belopp" fyll i belopp kunden har betalat.

Detta blir då ett avdrag på totalbelopp.

Ordern inväntar sedan leverans efter att förskottsbetalningen inkommit.

När förskottsbetalningen inkommit från kund

• Bocka av förskottsbetalning med inbetalningsjournal

När kund har gjort inbetalning kan fakturan bokas bort och order levereras ut.
För att boka av fakturan skapar man en inbetalningsjournal.

Finans → Kundreskontra → Betalningsjournal

Tryck på "Skapa"
Vy öppnas för betalningsjournalen.

Det finns möjlighet att byta beskrivning på journalen för att lättare identifiera vilken betalning det gäller efter bokföring. Sätt lämplig beskrivning på journalen, eller lämna BeX genererad.

Man kan även byta bokföringsdatum om betalningen e.g. har ett tidigare datum. Byt då bokföringsdatum.

Actions → Kundreskontra

Poster i kundreskontran öppnas. Använd kolumner för att filtrera fram korrekt förskottsbetalning som ska bokas. Markera den, tryck sedan på Krysset "X" för att stänga vyn.

Vald rad kommer läggas till i journalen.

Tryck på "Skapa" för att lägga till rad som det ska bokas mot. I kolumn "Kontonummer" väljs konto i dropdown. Total som ska bokas fylls i per automatik för att balansera.

När betalningsjournal är redo gå till Actions → Bokför för att boka av förskottsbetalningen.