Ersättningsorder

Försäljning-Kundretur-Ersättningsorder / Returportal-Ersättningsorder

Ersättningsorders innebär byten av befintlig artikel eller byten till annan artikel och är en ny order i Bex, men med eget ordernummer och koppling till krediten för en retur. Bokföring av en ersättningsorder kopplas mot kredit i kundreskontran och dessa tar ut varandra.

Kommer en retur från Returportalen har slutkund ofta valt byte i skapande av sin retur (eller om det erbjuds valt annan artikel i ersättningsbutiken med möjlighet till köp av dyrare vara), och då skapas returen med ersättningsorder.

Men det går även att välja att skapa ersättningsorder inne på returen. Det göras via Actions->Skapa Byte. Detta lägger till leveransinformation i returhuvudet och sektion for ersättningsorderrader med möjlighet att redigera.

Leveransinformation & leveransstatus

Adress som finns tillgänglig i denna vy är leveransadress. Endast den redigeras om ändring görs i returvyn. Beställaradress och Fakturaadress ligger kvar från orginalorder på orderkortet. Ska detta ändras, gå till Ersättningsorderkortet via länk från Dokumentnummer.

Ersättningsorder kommer ligga under Försäljning->Order som en Ej Leveransklar order och redigering av ersättningsordern kan även göras i denna vy, likt andra manuella orders i Bex.

Lagerställe: Det lagerställe som ersättningsvara kommer tas ut ifrån.

Fraktare och Fraktjänst: Den fraktare och tjänst som kommer användas för utleverans av ersättningsvaran. OBS! Samma fraktare och tjänst som användes för orginalutleverans kanske ej kan användas igen. E.g. Instabox som kräver specifikt ID. Det är ert ansvar att använda fungerade fraktjänster.

Status: Status för ersättningsorder. Skapas som Ej Leveransklar - Lagersaldo reserveras. Vid bokföring av retur kommer ersättningsorder bli leveransklar och hamna i lagrets orderflöde precis som andra orders.

Bokföring

Vid en ersättningsorder kommer bokföring att uppdateras och visa inställningar för Ersättningsorder, utöver Kredit och Återbetalning.

För inställning som gäller Kredit och Återbetalning läs mer under Bokföring här.

Inställning för Ersättningsordern gäller Bokföringsgrupp Vem. Alltså det som bestämmer vilken momssats och vilka konton som ska användas i bokföringen. Defaultinställning är från Orginalorder.

Detta blir endast aktuellt om kunden exempelvis har flyttat till annat land sedan orginalordern lades och ersättningsorderns Moms samt kontering för OSS ska ske mot annan land. Om sådan situation skulle uppstå kontakta er ekonomi.

ACTIONS
Hantera ersättningsorder:
Om Ersättningsorder är skapad finns vidare hantering av den.
Ta bort alla rader- E.g. vid Presentkort eller ny artikel*
Om ingen av raderna ska returneras utan en ny artikel ska skickas eller Presentkort ska utbetalas finns möjlighet att ta bort alla rader. Under Actions välj "Ta Bort Rader"
Bokför Ersättningsorder: Bokför endast ersättningsordern. Retur och återbetalning ej hanterad.

Hantera orderrader på ersättningsorder
Ta bort enskilda rader
Man kan ta bort individuella rader på ersättningsordern. Bredvid varje rad finns en soptunna, använd den så tas raden bort.

Byte av variant på ersättningsrad
Ska en storlek eller färg bytas väljer man den varianten på raden. Tryck på "matris-symbolen" och sätt den variant som ska återlämnas till 0 och den variant som det ska bytas till dess antal.

Lägga till en orderrad
För att lägga till en orderrad tryck på "Skapa".

Sedan i artkelnr sök och välj artikel som ska läggas till. Är det en variantartikel, lägg då till antal i matrisen för korrekt variant.

Se över raden så priser, eventuell rabatter och belopp ser korrekt ut.

Presentkort
Om ett presentkort ska läggas till tryck på "Presentkort". En kontorad läggs till mot ert presentkortskonto.

Om ni har förtryckta presentkort fyll i dess nummer i fältet Presentkortsnummer. Fyll sedan i pris.

Om inte har förtryckta fyll endast i pris.

ERSÄTTNINGSORDER OCH ÅTERBETALNING
Vid manuell hantering av ersättningsorder i Bex där man vill erbjuda försäljning av dyrare vara på ersättningsorder måste inställning som tillåter det vara påslaget. Annars kan endast vara till lägre eller samma värde bytas till.

Ni hittar inställningen under Administration->Företag->Standardvärden. Sätt "Tillåt ersättningsordervärde högre än returvärde" = On.
OBS! Om ni tillåter detta och inte lägger till betalning på ersättningsordern kommer öppen post i kundreskontran skapas vid bokföring av Ersättningsordern på värdet som överskrider returen. Ni bör ha detta förankrat med ekonomi och rutin för tilläggsbetalning om ni ska använda detta.

Manuell Tilläggsbetalning: På ersättningsorder kan man via Quick View lägga till betalning. Om ni skapar manuella betalningar i e.g. Klarna kan ni skapa betalning här och lägga in transaktionsnummer. Det möjliggör att Bex sedan kan skapa återbetalning även på ersättningsordern. Om man ej lägger in något transaktions ID blir betalningen endast en kontohantering i Bex - Bex gör ingen validering mot externt system. Läs mer om hur man lägger till betalning på försäljningsorder här.

För att göra det gör så här. Gå till Quick View->Betalningar. Klicka Skapa. Välj Betalningsmetod i drop-down. Om värdebevis ska avvändas fyll i det eller välj i drop-down. Om hela beloppet ska betalas med 1 betalningsmetod behöver inget vidare fyllas i. Annars sätt belopp och valuta.
Fyll i Transaktionsnummer om ni har det.
Klicka på Bocken för att spara.

Via Pay by link finns det även möjlighet att skicka ut betalningslänk via SMS till kund. Ni hittar Pay by link inne på orderkortet under Actions. OBS! Kräver konto och uppsättning i Bex och Adyen. Läs mer om Pay by link här.

Om ersättningsorder makuleras kommer kund att återbetalas om transaktionsnummer och uppsättning för återbetalning finns.

Utleverans av ersättningsorder

En ersättningsorder blir leveransklar när returen bokförs. Då hamnar den i ordinarie lagerflöde för utleverans.
Vill man sätta ersättningsordern som leveransklar innan inleverans av returen sker går det självklart att göras manuellt på ersättningsordern.

Det går även att bokföra ersättningsorder inne på returen under Actions, om lagerstället som använts för ersättningsordern inte är WMS. Då måste ersättningsorder levereras ut av lagret.