Epost (Beta)

Administration->Företag->Text->Epost
Denna vy visar uppsatt epost mallar som används vid utskick av epost via Bex till slutkund.

Beroende på händelse och dokument kan Bex skicka ut det, eller e.g. vid e-handelsorder kan det vara kommunikation som sker via er e-handel eller annat CRM system. Ni bestämmer själva vilka epost som ska skickas från Bex och i så fall behöver det finnas uppsatt här.

Vyn används för att:

1. Se över befintlig epost mallar och radera via Soptunnan
2. Redigera befintliga epost mallar. Öppna via ID.
3. Skapa nya epostmallar för utskick. Klicka på Skapa.

För att kunna skicka epost behöver vissa inställningar vara på plats.

PDFer som bifogas i utskicken är standardmallar om inget annat anges under Dokumentmallar. Alltså om inte avvikande Dokumentmall laddas upp i Bex kommer standardmall användas och bifogas. Läs mer om dokumentmallar här.

UPPSÄTTNING FÖR EPOST UTSKICK

1. Avsändare adress: Den epost-adress som kommer användas för utskicken sätts upp under Administration → Företag → Företag → Företagskortet i fältet "Avsändare e-post". Alla epostutskick har samma avsändare.

2. Inställning för vilka epost som ska skickas. Kan sättas generellt under Standardvärden eller individuellt per kundkort. Scrolla ned för mer information under "Inställningar för Epost".

3. Epost mall för typ a epost som ska skickas ut. Epostmallen behöver ha ett ämne och en text för att kunna skickas.

4. Kunden/order som epost ska skickas till behöver epost.

SKAPA NY EPOSTMALL OCH REDIGERA BEFINTLIG

För att skapa en ny epostmall:

1. Tryck på Skapa
2. Välj inställningar för utskickat
   1. Språk: Sätt vilket språk som detta e-post ska gå ut till. Sätter man exempelvis "Svenska" kommer kunder som har "Svenska" på sitt kundkort eller på butikens mallkund få detta utskick. Arbetar men med flera språk bör man alltså sätta upp e-post för alla språk. Detta förutsätter att mallkunder har "Språk" så att språk sätts på kundkortet. Har man inte något språk kan man sätta språk blankt. Då kommer detta mail ha möjlighet att gå ut till kunder/mallkund som ej har språk.
   2. Om man vill skilja utskicksinnehåll per butik kan butiken sättas.
   3. Typ: Obligatoriskt. Vilken typ av utskick mallen gäller. Exmpelvis om man vill skicka POS-kvitto till kund från kassa välj "Digitalt Butikskvitto". Scrolla ner för vidare information om epost typerna.
3. Ämne som utskicket ska ha i slutkunds inkorg. Obligatoriskt.
4. Fyll i texteblocket med innehållet för utskicket

Redigera innehållet
Fyll i texten som ska vara utskickets innehåll i rutan. Här kan textredigeringsverktyget användas för att skapa ett snyggt epost mot slutkund.

Texten som fylls kommer att skapas upp som HTML men man behöver inte skriva HTML kod om man inte vill designa sitt utskick på det sättet.

Det finns möjlighet att lägga in bilder och länkar, samt ändra typsnitt och färg etc.
För att se utskicket i HTML klicka på:

Variabler
Vill man använda sig av variabler som hämtar information från korresponderande fält i Bex, tryck på knappen Variabler.

Pop-upen visar vilka variable som finns tillgängliga för olika utskick. Dessa kan sedan kopieras och läggas in i utskicksinnehållet.

Exempelvis om man det är ett utskick av Digitalt kvitto och kvittonummer ska stå med lägg in {{InvoiceNumber}} i texten. Då kommer kvittonummer stå där i mailet. Varje typ har sina egna variabler, så använd korrekt variabel för sin mailtyp.

När allt är ifyllt till belåtenhet tryck på Spara. Detta skapar upp epostmallen.

Redigering av befintlig mall
För att redigera en befintlig epost-mall, tryck på ID i listan av mallar för att öppna.

Då finns möjlighet att redigera Ämne och Text. Det går inte att redigera typ, språk eller butik på en skapad mall. Ska det ändras måste mallen tas bort och skapas på nytt. För att ta bort den befintliga mallen tryck Radera.
När ändringar är klara tryck Spara.

EPOST TYPER

Nedan beskrivs varje typ av Epost som kan skickas och i vilket sammanhang det skickas. För information om inställningar gällande när epost skickas och automatiska utskick av Epost scrolla ner till "Inställningar för utskick av Epost".

ORDER
Order: Epost + PDF dokument "Orderbekräftelse". Används vid manuellt utskicka från öppen order i Bex samt vid orderläggning i MPOS (butikskassa). Alltså väljer man att skicka epost från en öppen order under Försäljning->Order kommer denna mall användas. Eller om kund lägger en order som INTE betalas i butikskassan, utan ska hämtas och betalas i butik vid senare tillfälle. Används främst för grossistverksamhet. Vid e-handelsorders sköter i regel e-handeln utskick av orderbekräftelse.

Order Mottagen: Använd Ej. Utveckling pågår.
Orderbekräftelse: Använd Ej. Legacy.
Försäljningsorder makulering: Epost + PDF dokument "Makulering". Skickas när en order makuleras.
Order klar för hämtning: Epost + PDF dokument "Orderbekräftelse". Används vid Hämta i Butik för att notifiera kund att ordern är redo att hämtas upp i butiken. Bör sätts upp per butik om man vill lägga in öppettider och adress för uthämtning.

LEVERANS
Leveransdokument: Epost + PDF dokument "Leveransbekräftelse". PDF detaljerar vad som levereras till kund.

KVITTO/FAKTURA
Försäljningsfaktura: Epost + PDF dokument "Faktura". Om kund köpt på faktura. Skickas vid bokföring av order eller från en bokförd faktura.

KVITTO
Digitalt Butikskvitto: Epost + PDF dokument "Kvitto". Kvitto som skickas från MPOS vid butiksförsäljning.
Försäljningskvitto: Epost + PDF dokument. Kvitto som skickas vid e-handelsorders med betalning vid bokföring av order.

DELLEVERANS
Försäljningskvitto Delleverans: Epost + PDF dokument. Skickas när en order underlevereras. Bör beskriva att en vara inte kunde levereras till kund, och att faktura kommer korrigeras för detta.

RETURHANTERING
Preliminär Retur: Epost. Endast i samband med Returportalen. Om retur inkommer med status Preliminär skickas detta epost.
Godkänd Retur: Epost. Endast i samband med Returportalen. Om retur inkommer eller byter till status Godkänd skickas detta epost.
Bokförd Retur: Epost+PDF "Retur". Meddelar kunden när returen är bokförd i Bex och således hanterad och återbetalad, samt PDF med vad som returnerats.

VÄRDEBEVIS
Presentkort: Epost+PDF "Värdebevis". Vid köp av digitalt presentkort skickas detta mail till kund med presentkortet som PDF.
Tillgodo: Epost+PDF "Tillgodokvitto". Vid återbetalning till Tillgodokvitto skickas detta mail till kund med tillgodokvittot som PDF.
Bonuscheck: Epost+PDF "Bonuscheck". Efter skapande av bonuscheckar finns möjlighet att skicka dessa per epost. Då skickas detta mail med bonuscheck som PDF.

KUNDRESKONTRA
Försäljningskredit: Epost + PDF dokument "Kredit". Om kund ska krediteras skickas detta epost och krediteringsdokument.
Påminnelse: Epost+PDF "Påminnelse". Används av Påminnelsefunktionen.
Räntefaktura: Epost+PDF "Räntefaktura". Används om kund ska betala ränta vid försening av betalning.

INKÖP:
Inköpsorder: Epost+PDF dokument "Inköpsorder" som skickas till leverantör.

Meddelande: Använd ej. Utveckling pågår.

INSTÄLLNINGAR FÖR UTSKICK AV EPOST

Om ett epost ska skickas bestäms av inställningar som görs på företagsnivå eller kundnivå, eller hur bokföring sker.

Inställning på Företagsnivå:
Under Standardvärden (Administration->Företag->Standardvärden) finns generella inställningar för Epost utskick.

Sätts inställning till On kommer Bex försöka skicka epost-typen när den händelsen sker, så länge alla inställningar är korrekt uppsatt och det inte finns avvikande beteende inställt på kundkort.

Inställningar på kundnivå:
Inne på kundkort kan avvikande inställningar sättas för vissa epost utskick:

Man kan sätta JA/NEJ eller Standardvärden. Om Ja skickas alltid epost för händelsen ut och om Nej skickas epost aldrig ut (om ej inställningen ändras inne på individuell order). Oavsett vad som är inställt under Standardvärden.
Standardvärden tar såldes vad som satts upp under Standardvärden och är övergripande vad som ska ske.
Default vid skapande av en kund är Standardvärden (Om inget annat sätts på den Mallkund som används vid skapande av kund via API eller MPOS).

Använd Standardvärden för generella utskick och sätt kundanpassade inställningar där det behövs.

NÄR GÖRS UTSKICK?

FAKTURA:
Vid bokföring av order: Faktura skickas per automatik om inställt i Standardvärden eller på Kundkort att faktura ska skickas.

Det går även att välja manuellt inne på orderkortet om faktura ska skickas specifikt för den ordern:

Bokföring av faktura: Vid bokföring av faktura finns det 2 möjligheter att skicka epost:

Väljs "Bokför" skickas epost om det är inställt (Övergripande från standardvärden eller från kundkort) att epost ska skickas.

Väljs "Bokför och skicka som epost" kommer epost att skickas oavsett inställning på kundkort. Kundkort behöver alltså inte ha Skicka Faktura = On för att epost med faktura ska gå iväg.

Bokförd faktura: Det går även att skicka epost från en bokförd faktura. Gå in på faktura och under Actions välj "Skicka Epost"

KREDIT
Bokföring av kredit: Vid bokföring av kredit finns det 2 möjligheter att skicka epost:

Väljs "Bokför" skickas epost om det är inställt (Övergripande från standardvärden eller från kundkort) att epost ska skickas.

Väljs "Bokför och skicka som epost" kommer epost att skickas oavsett inställning på kundkort. Kundkort behöver alltså inte ha Skicka Kredit = On för att epost med faktura ska gå iväg.

Bokförd kredit: Det går även att skicka epost från en bokförd kredit. Gå in på krediten i Historiken och under Actions välj "Skicka Epost"

ORDER
Orderbekräftelse skickas manuellt från orders. Inne på en öppen order välj Skicka Epost under Actions. Epost uppsatt med typ Order skickas.

Detta kan ej skickas per automatik. Används vid manuella orders för grossistverksamhet. Vid e-handelsorders sköter i regel e-handeln utskick av orderbekräftelse.

KVITTO
Vid bokföring av order: Kvitto skickas endast om det finns betalning kopplad till köpet. Detta gäller både för orders och övriga köp e.g från MPOS som har betalning.

Kvitto skickas om inställning "Epost kvitto" = On i Standardvärden. Om kvitto ska skickas eller ej går inte att ändra inne på en individuell order innan bokföring.

Bokfört kvitto: Kvitto går att skicka från bokförd köp. Gå till Historik->Faktura och gå in på köpet. Under Actions välj "Skicka Epost". Har köpet en betalning kommer epost för kvitto att skickas till kund.

LEVERANS
Bokföring av order: Leveransbekräftelse/Följesedel skickas per automatik om inställt i Standardvärden eller på Kundkort att det ska skickas.

Det går även att välja manuellt inne på orderkortet om faktura ska skickas specifikt för den ordern:

Om Delleverans (underleverans) sker och epost är uppsatt för det kommer det mailet användas.

Bokförd Leverans: Det går även att skicka epost från en bokförd Leverans. Gå in på Leveransen i Historiken och under Actions välj "Skicka Epost"

RETUR
Om Returportalen används:
Epost skickas ut i samband med att retur skapas, med fraktsedlar och returdokument. Epost skickas även ut när returen bokförs.

Beroende på Status retur skapas med skickas olika epost. Om retur skapas med Preliminär och byter status till Godkänd triggas även mailet för Godkänd retur. Omvända bytet triggar ej epost.

Vid Manuella returer (returer skapade i Backoffice):
Epost skickas ut när retur bokförs.

Bokförd Retur: Det går även att skicka epost från en bokförd Retur. Gå in på Returen i Historiken och under Actions välj "Skicka Epost"

VÄRDEBEVIS
Presentkort: Skickas i samband med att en order med presentkortsrad bokförs. För att presentkort ska skickas måste Standardinställning "Epost Presentkort" vara satt som On.

Tillgodo: Skickas i samband med att en retur bokförs som ska återbetalas med presentkort. För att ett tillgodokvitto ska skickas måste Standardinställning "Epost Tillgodo vid bokföring av retur" vara satt till On.

Bonus: Efter att bonuskörning har gjorts kommer det finnas möjlighet att skicka ut alla skapade checkar via epost. Läs mer om Bonusfunktionen här.

INKÖPSORDER
Vid byte av Status på Inköpsorder till Avvakta leverans skickas epost till leverantör med PDF för inköpsordern.
För att ett Inköpsorder ska skickas måste Standardinställning "Epost Inköpsorder Avvakta leverans" vara satt till On.

EPOST LOGG

För att se om epost har gått ut korrekt finns en logg i Bex. Läs mer här för vidare information.