Ankomstregistrera

Allmänt

När en leverantörsfaktura eller -kreditnota ankommer företaget så skall dokumentet genast registreras i ekonomisystemet. I de flesta fall kan inte fakturan attesteras eller slutkonteras förrän den person som är ansvarig för köpet får fakturan (fysiskt eller elektroniskt).

Syftet med ankomstregistreringen är att hålla reda på alla fakturor och kreditnotor som skall gå till attest och slutkontering. Ett annat ord för ankomstregistrering är preliminärbokföring.
De ankomstregistrerade posterna sparas i leverantörsreskontran och konteras i bokföringen men kommer inte med i betalningsfiler.
Den ankomstregistrerade posten och dess konteringar vänds i samband med att leverantörsfakturan eller -kreditnotan definitivbokförs eller tas bort.

I ankomstregistreringen anges uppgifter om leverantör, leverantörens fakturanummer, dokument- och fakturadatum, valuta eventuellt valutakurs samt belopp avseende varor/omkostnader och tjänster. Inställningen av ankomstregistreringens bokföringsregler sätts upp i Bokföringsinställningarna för varje händelsetyp. Ankomstregistrering är en funktion som ingår i modulen Finans.

Ankomstregistering av leverantörsfaktura eller kreditnota

En ankomstregistrerad post består alltid av huvud och rader.
I samband med att ankomstregistreringen bokförs så skapas en förberedd leverantörsfaktura med samma dokumentnummer där ovanstående fält är förifyllda med den information som angivits nedan. Konteringarna skapas av systemet baserat bokföringsinställningarna.

Ankomstregistreringen av en faktura eller kreditnota består av huvud och rader.

Nedanstående fält skall/kan användas och fyllas i huvudraden. Vissa fält fylls i automatiskt från leverantöruppgiften men kan ändras här.
Dokumentnummer - (sätts av systemet).
Typ - faktura eller kredit.
Leverantör - välj leverantör.
Externt fakturanummer - här fylls leverantörens fakturanummer i.
Referens (frivillig)- fri text.
Bokföringsdatum - den dag som fakturan skall bokföras på, vanligen fakturadatum.
Dokumentdatum - oftast samma som bokföringsdatum men om fakturan inkommer avseende en stängd period kan dokumentdatum användas för fakturadatum.
Betalningsvillkor- hämtas från leverantören menkan ändras här.
Förfallodatum, beräknas automatiskt men kan ändras här.
Valuta- hämtas från leverantörern men kan ändras här.
Valutakurs - hämtas från valutakurstabellen men kan ändras här.
Bokföringsgrupp Vem - hämtas från leverantören men kan ändras här om affären gjorts upp om annat leveransland eller leversansvillkor.

Nedanstående fält skall/kan användas fyllas på Raderna:
Typ - sätts av systemet baserat på bokföringsinställningarna.
Namn - sätts av systemet baserat på bokföringsinställningarna.
Moms% - sätts av systemet baserat på bokföringsinställningarna.
Omvänds moms - sätts av systemet baserat på bokföringsinställningarna.
Belopp - här anges fakturans bruttobelopp i fakturans valuta.
Momsbelopp - systemet beräknar ut momsbeloppet vid momstyp = Normal.
Omvänd moms för till exempel EU leverantörers varor och tjänster.

Inställningar

Nedanstående inställningar berör specifikt ankomstregistrering av leverantörsfakturor och kreditnotor. Inställningarna görs initialt vid igångkörning av funktionen och alternativt också vid ändring. Inställningarna måste vara gjorda innan man påbörjar den första ankomstregistreringen.

Bokföringsmall, Vad

I Bokföringsmall, Vad markeras de bokföringsmallar som skall visas i ankomstregistreringsbilden samt vilket momskonto som skall användas när leverantörsfakturan definitvbokförs.
Mallarna markeras med ankomsttyp "Varor" eller "Tjänster" samt vilken beskrivning som skall noteras på bokföringstransaktionerna. Indelningen mellan varor och tjänster härrör från hur momsredovisningen är strukturerad.

Leverantörsbokföringsmall
I kolumnen Ankomstregistreringskonto anges det leverantörsskuldkonto som skall användas när en ankomstregistrerad faktura eller kreditnota bokförs.
Om samma konto skall användas både vid ankomstregistrering och definitivbokföring skall det ordinarie leverantörsskuldskontot anges i båda kolumnerna, Leverantörsreskontrakonto och Ankomstregistreringskonto.

Bokföringsinställningar
I Bokföringsinställningarna definieras de kombinationer av konteringar som kan förekomma när det gäller ankomstregistrering.
För varje kombination skall följande kolumner fyllas i:
Bokföringsgrupp, Vem
Bokföringsgrupp, Vad
Moms %
Momstyp
Inköpskonto
Inköpskreditkonto
Inköpsmomskonto
Omvänd inköpsmomskonto (endast vid EU, varor och tjänster samt Export tjänster)